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Docorga devient gratuit pour les orthophonistes.

Orthophoniste : qu’est-ce-qu’une liste d’attente en ligne ?

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Orthophoniste : qu’est-ce-qu’une liste d’attente en ligne ?

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Hier, Benoît et son fils sont allés chez le médecin. Ils en ressortent avec une prescription pour un bilan orthophonique : son fils bégaie. Depuis, Benoît appelle des cabinets, fait des recherches sur internet mais partout la même information : “Inscrivez-vous sur notre liste d’attente depuis le site www.docorga.com pour démarrer une prise en charge”. Patient, orthophoniste, professionnel de santé, vous vous posez des questions sur la liste d’attente et son fonctionnement ? Je vous explique tout ici. Cet article est à destination des orthophonistes ET des patients, car la liste d’attente est un outil qui fait gagner du temps aux orthophonistes, et facilite les démarches des patients.

Vous avez l’habitude de prendre rendez-vous en ligne sur Doctolib, et de ressortir instantanément avec une date précise de consultation ?
Pourtant, vous n’ignorez pas que l’attente en orthophonie est très forte, dépassant parfois 1 an. Et avec un agenda rempli à bloc 8 mois à l’avance, difficile pour un orthophoniste d’assurer le suivi régulier de ses patients. “
A la semaine prochaine Monsieur X, on se dit à mardi 11h ? Ah non attendez je n’ai plus de rendez-vous. La semaine d’après ? Non plus. Et après ? Pareil…Oups. » 

En voulant prendre rendez-vous en ligne, vous avez peut-être déjà vu l’inscription “avez vous déjà consulté ce praticien ?” ou “le praticien ne prend plus de nouveau rendez-vous ». Et pour cause, le praticien doit en priorité assurer le suivi de ses patients existants avant d’en prendre d’autres. Cette problématique ne concerne pas que les orthophonistes mais l’ensemble des professionnels de la rééducation qui doivent voir régulièrement leur patient : psychomotricien, psychologue, ergothérapeute, kinésithérapeute….. La liste d’attente renverse les rôles: le patient ne prend pas rendez-vous de lui-même, il intègre une liste d’attente en attendant que le praticien lui assigne un créneau. En somme, c’est l’inverse d’une prise de rendez-vous en ligne classique, comme Doctolib. Doctolib est un annuaire, et n’est donc pas une liste d’attente (cliquez sur le lien bleu pour en savoir plus). Mais quelle est exactement la différence ?

Le concept de liste d’attente n’est pas nouveau chez les Orthophonistes, du fait que l’attente n’est, elle non plus, pas nouvelle. Il n’y a pas si longtemps (avant 2020) les orthophonistes faisaient des listes d’attente papier, ou Excel : elles rappelaient ainsi un à un les patients par ordre d’arrivée, dès qu’elles avaient un créneau pour un bilan. A cette date les listes d’attente étaient l’équivalent de simple queue par ordre d’arrivée, comme lorsque vous vous rendez au cinéma le jour de la sortie du nouveau James Bond. 

C’est alors qu’en décembre 2020, Docorga crée la première liste d’attente digitalisée et en ligne. Cet outil est enrichi de nombreuses fonctionnalités pour faciliter l’accès au soin : dossier unique, système de filtre et de trie, mutualisation des candidatures au sein du cabinet, sécurité HDS et RGPD, conformément aux dispositions prévues par le ministère de la santé en matière de données sensibles. Créée initialement pour soulager la charge mentale des orthophonistes dont la situation est particulièrement tendue, la liste d’attente s’est ensuite ouverte à toutes les autres professions de la rééducation. Aujourd’hui, il n’existe pas une liste d’attente mais des listes d’attentes ; des solutions en ligne qui ne se valent pas toutes ! 

Cet article présente le concept de liste d’attente dans sa globalité, pour ceux qui jusque-là auraient raté le coche. A contrario, si vous pensez déjà être un expert chevronné de la liste d’attente, je vous prouve le contraire ici. 

Sommaire

Réduire la charge mentale des orthophonistes et le temps d’attente des patients

Selon une étude de la FNO réalisée par Joy Rainaud en 2021, basée sur les réponses des 6635 orthophonistes, le temps administratif est en moyenne de 10h par semaine pour les orthophonistes. « Cela permettrait d’assurer jusqu’à 20 rendez-vous par semaine supplémentaires, s’il venait à disparaître. » C’est précisément la raison d’être de Docorga : réduire par 4 ou 5 le temps hebdomadaire consacré à l’administratif.

Une liste d’attente a pour vocation première de vous redonner le contrôle sur votre agenda et de vous faire gagner du temps. La liste d’attente est une alternative aux heures de secrétariat téléphonique à rallonge, grâce à un système de collecte et gestion de données. Intervenant en amont de la prise en charge, le lien patient – praticien n’est pas cassé, l’anamnèse et le bilan ne sont en rien remplacés. 

Sur Docorga, le patient remplit dans un premier temps un petit formulaire (5 min max), afin de renseigner l’orthophoniste sur sa situation. Ce petit formulaire est en quelque sorte une candidature telle que vous le feriez pour trouver un nouveau job. Une fois validée par le praticien, cette candidature intègre la liste d’attente. 

Souvent, les listes d’attente proposent un système de filtre et de trie: le praticien confectionne lui-même son agenda en fonction de ses priorités. Cela permet aux praticiens de la rééducation aux suivis longs de ne plus subir des agendas saturés de bilans et de reprendre le contrôle pour assurer convenablement le suivi des patients existants. En somme, la liste d’attente n’a pas le pouvoir de diminuer une patientèle mais celui de la gérer efficacement pour en finir avec le stress et les heures supplémentaires. 

La liste d’attente permet plusieurs choses

1/ Reprendre le contrôle sur l’agenda et donc assurer correctement les suivis. C’est la fonction première de toutes les listes d’attente (papier, Excel ou en ligne). Avec des agendas à rallonge et disponible publiquement sur internet, le praticien subit son planning. Les listes d’attente en ligne ont une fonctionnalité de filtres et de tris, ce qui permet au praticien de prioriser des demandes (par urgence, par pathologie… le praticien module la liste d’attente comme il le souhaite : il peut démarrer un suivi ou assigner un patient à un autre praticien).

2/ Simplifier la collecte d’information en impliquant le patient à remplir un formulaire de pré-anamnèse. Fini le temps passé à rappeler les patients le soir !

3/ Éviter les rendez-vous en double grâce à l’actualisation. 
Sans liste d’attente, vous avez de grandes chances de rappeler des patients qui ont déjà entamé une prise en charge avec un.e confrère/consoeur. Les listes d’attente en ligne sont équipées d’un système d’actualisation de la demande. Toutes les X semaines/ mois, un mail est envoyé au patient pour l’inviter à confirmer qu’il est toujours en recherche de bilan/suivi.

4/ Faciliter l’accès au soin pour les patients.
Elle est une solution gagnant-gagnant : le patient à aussi son épingle à tirer du jeu. Restons lucides, la liste d’attente ne va pas augmenter d’elle-même les numerus clausus et dissoudre l’attente d’un coup d’un seul. Néanmoins, avec son système de filtre et de trie, les urgences sont traitées plus vite. D’autre part, avec le système de dossier unique et l’alerte désistement (voir plus bas), le patient est assuré d’avoir le rendez-vous le plus rapide qu’il puisse avoir.

5/ Réduire les rendez-vous non honorés.
Une prise de rendez-vous effectuée 8 mois à l’avance a de grandes chances d’être oubliée par un patient. La liste d’attente investit le patient en lui demandant d’actualiser régulièrement sa demande de suivi. Lorsqu’un praticien démarre la prise en charge, le patient est averti du rendez-vous en temps et en heure.
En clair, retenez ces 3 caractéristiques de la liste d’attente: un gain de temps et d’argent pour l’orthophoniste, et un gain de temps pour le patient (notamment les urgences).

18 praticiens rédacteurs
16 chapitres complets
100 % gratuit

La liste d’attente sur papier, sur Excel : bonne ou mauvaise idée ? 

Si elle était gratuite, vous choisirez sans nul doute une liste d’attente en ligne plutôt qu’un fonctionnement précaire sur papier ou Excel (suivez le lien pour découvrir pourquoi les dossiers papiers et Excel sont déconseillés par la CNIL). Pourquoi ? Les listes en ligne sont plus spécialisées, autonomes et beaucoup plus complètes que de simples listes d’attente manuelles. Et puis figurez-vous que, les listes d’attente pour professionnels de santé ne sont pas nécessairement payantes ! 

  • Le niveau 0, c’est la liste d’attente papier. Elle est gratuite mais très limitée. Il est très facile de faire une erreur, encore plus lorsque la liste d’attente est commune au cabinet. Si une erreur est faite, il est difficile de revenir en arrière : le papier demande une organisation à toute épreuve, même à flux tendu.
  • Le niveau 1, c’est la liste d’attente Excel. Toujours gratuite, elle est plus facile à sécuriser (par mot de passe) et permet de mettre en place des filtres. En revanche, tout est à mettre en place manuellement et la longue collecte d’information reste à la charge du praticien.
  • Le niveau 2 (voire 3, 5, 10!), c’est la liste d’attente en ligne. Bien souvent gratuite également, elle permet de réduire considérablement le secrétariat téléphonique, permet de gérer les urgences et facilite significativement l’accès au soin. 
 

Liste d’attente Papier

Liste d’attente Excel

Liste d’attente sécurisée en ligne

Sécurité 
NonPossible mais chronophageOui
Filtres et tris
NonPossible mais chronophageOui
Liste d’attente commune au cabinet
Possible mais complexePossible mais complexe 
Formulaire de pré anamnèse
NonNonOui
Prix
Gratuit Gratuit Gratuit à env. 10€/mois maximum

Comment s’inscrire sur une liste d’attente ?

La liste d’attente soulage les praticiens débordés, mais elle soulage aussi les patients ! Des patients qui n’en peuvent plus d’attendre ! Sur Docorga, voici comment ça fonctionne : 

Étape 1 : le patient se rend sur docorga.com

Une fois sur Docorga.com, le patient rentre le nom de l’orthophoniste qu’il souhaite consulter. Pour cela, les orthophonistes bénéficiant de la liste d’attente doivent préalablement le faire savoir. Il peut s’agir de laisser un message sur le répondeur (recommandé), mettre le lien de sa page Docorga sur GoogleMyBusiness, coller un QR code renvoyant vers sa page sur le devant de son cabinet etc …

Le patient arrive ensuite sur la page personnelle de l’orthophoniste : 

Il est invité à rejoindre la liste d’attente.

Etape 2 : le patient crée son compte Docorga

S’il s’agit de la première fois que le patient se rend sur Docorga, il est amené à créer son compte en 2 minutes. 

Etape 3 : Transmettre son ordonnance de bilan orthophonique

Pour réguler les demandes non pertinentes de soins, Docorga s’assure que le patient dispose d’une ordonnance. Cette ordonnance, obligatoire pour consulter un orthophoniste, assure que le patient a réellement besoin de consulter un orthophoniste. Au vu des temps d’attente impressionnants, tout patient peut être tenté de prendre rendez-vous avant d’avoir consulté son médecin, par anticipation. Problème: 25% des demandes de prise en charge sont faites par des patients qui n’ont pas besoin d’orthophonistes (source: PPSO). En fonctionnant ainsi, tout le monde gagne du temps : le patient est plus vite redirigé vers le professionnel adapté et l’orthophoniste peut se consacrer à ceux qui en ont vraiment besoin, aux urgences…

Etape 4 : Remplir un formulaire de pré-anamnèse en ligne

Le patient remplit un formulaire de demande de prise en charge en ligne. Ce formulaire est l’équivalent de la pré-anamnèse (pré diagnostic) habituellement faite par téléphone : il aide le professionnel a déterminer la pathologie et l’urgence de la demande. Ce formulaire est adapté à votre profession, et est établi à partir des retours de vos confrères et consœurs. Une fois complété, ce formulaire est envoyé sous forme de candidature au praticien. Avec le système de dossier unique, sur Docorga, le patient à alors la possibilité de soumettre sa candidature aux autres orthophonistes du cabinet, et à tous autres orthophonistes souhaités. Ainsi, en un clic, le patient multiplie les demandes et augmente ses chances d’avoir un rendez-vous rapidement.

L’orthophoniste ne reçoit que des dossiers complets. Il n’a donc plus qu’à :

– Vérifier la cohérence des informations fournies

– Demander des compléments ou des corrections pour les quelques patients étourdis.

Lorsque le praticien valide un dossier (et pas avant), le patient est ajouté à sa liste d’attente. Les nouveaux dossiers ne viennent donc pas perturber son activité. Il peut aussi assigner une demande de prise en charge à un confrère/consoeur de même cabinet s’il le juge plus apte à répondre à un type de demande ou s’il a plus de disponibilité. Quand une place se libère, le praticien peut démarrer le suivi ou le bilan d’un patient. Grâce à un système de filtre et de trie, le praticien peut choisir l’horaire, le lieu de la consultation, et le type de patient à prendre en charge. 

Enfin, il ne reste plus au patient qu’à actualiser sa demande régulièrement pour indiquer aux praticiens qu’il est toujours en recherche de rendez-vous. Par ce biais, il est amené à signaler s’il a trouvé un rendez-vous par ses propres moyens le cas échéant. Si en revanche le patient démarre un suivi ou bilan grâce à la liste d’attente, il sort automatiquement des listes de tous les autres orthophonistes auxquels il aurait également soumis son dossier. Avec ce système de dossier unique il n’y a pas de risque de patient « fantôme » sur les listes d’attente. 

Attention, la liste d’attente ne s’adresse qu’aux premières consultations ! Autrement dit, aux nouvelles demandes de prise en charge. Pour permettre à votre patientèle en cours de suivi de prendre rendez-vous, il existe d’autres options. Le praticien peut par exemple fixer le prochain rendez-vous directement à la fin de la séance. Il peut aussi continuer à prendre ses RDV par téléphone en fin de journée, pour cette patientèle réduite. Enfin, pour mêler l’utile à l’agréable, le patient peut prendre rendez-vous via l’outil de prise de rendez-vous en ligne de Docorga, 100% conçu pour la rééducation ! (cliquez pour comprendre le principe).

Chez Docorga, la liste d’attente est gratuite pour les orthophonistes ! 

Orthophoniste, vous cherchez une liste d’attente ? 

Essayez Docorga ! C’est simple, c’est complet et surtout, c’est GRATUIT ! 
Pas encore convaincu ? Pour en savoir plus sur Docorga et sa solution de liste d’attente digitalisée, consultez notre article dédié ou demandez une démonstration gratuite à nos experts. 

Vous n’êtes pas orthophoniste mais la liste d’attente vous intéresse ?

Nous avons aussi une surprise pour vous. Prenez le temps de tester l’outil tranquillement pendant 15 jours !

Regardez l’avis vidéo d’Alison, orthophoniste, sur la liste d’attente de Docorga. >>>

FAQ

Quelle différence entre la prise de rendez-vous en ligne et la liste d’attente ?

Il y a souvent une confusion entre liste d’attente et prise de rendez-vous en ligne.

Une liste d’attente permet de simplifier les demandes de prise en charge, pas de prendre rendez-vous.

La liste d’attente est un intermédiaire à la prise de rendez-vous : 

inscription sur liste d’attente >  un créneau se libère > un rendez vous est proposé au patient

La liste d’attente s’adresse donc aux nouveaux patients.

Pour les patients déjà en cours de suivis, Docorga a créé un outil de prise de rendez-vous en ligne dédié. Son accès nécessite un mot de passe fourni par le praticien.

Le remplissage du formulaire d’anamnèse est-il long pour les patients ?

Quelle que soit la liste d’attente que vous choisirez, compléter les formulaires et très rapide: 5 à 10 minutes. Ce qui est long, c’est de devoir remplir un nouveau formulaire à chaque fois que le patient voudra soumettre une candidature. Heureusement, avec le système de dossier unique de Docorga, un seul formulaire permet de candidater un nombre illimité de fois !

Et si le patient ne joue pas le jeu, n’actualise pas son dossier?

Après 3 mois sans réponse du patient, son dossier est supprimé. Responsabiliser le patient lui fait jouer le jeu. Les patients les plus motivés et les plus "urgents" sont ainsi récompensés.

Valider chaque candidature est il long ?

La liste d’attente prémâche largement le travail du praticien, mais pas tout. Et fort heureusement ! C’est ce petit travail qui vous permet d’avoir un contrôle unique sur votre agenda: vous avez à intervenir, la machine ne vous remplace pas.

C’est rapide si le patient remplit correctement son dossier et les pièces demandées (prescriptions etc) dès le début. Pour cela, le patient est guidé dans tout son processus d'inscription et de candidature. Pas convaincu ? Testez par vous même ! 🙂

La liste d’attente en ligne m'éloigne- t-elle de mes patients ?

La liste d’attente est une aide aux orthophonistes et autres professionnels de la rééducation qui souffrent d’un secrétariat devenu ingérable. Elle n'empêche à aucun moment le praticien de contacter le patient par téléphone ou mail, ou le patient de contacter le praticien une fois le suivi démarrer. Sachez aussi que le praticien n’est jamais collé à son ordinateur, encore moins en séance. La liste d’attente est l’affaire de quelques minutes par jour, ou par semaine !

Logiciel de gestion patientèle “tout en un” ou liste d’attente seule ?

D’un côté, il existe les logiciels de gestion patientèle “tout en un”, comme Docorga, c’est à dire qui rassemble en un outil plusieurs fonctionnalités utiles aux cabinets libéraux (messagerie sécurisée, agenda, comptabilité, liste d’attente, prise de rendez vous en ligne, rappels sms etc…). 

De l’autre, il existe des logiciels qui ne proposent que la liste d’attente. A vous de faire votre choix ! Notez tout de même que la gestion des mots de passe et la synchronisation des dossiers patients sur plusieurs logiciels à la fois risquent rapidement de compliquer votre administratif. Exemple : j’utilise un outil de liste d’attente seul, puis un autre pour la comptabilité, et encore un autre pour gérer mon agenda etc.. Docorga vous permet de souscrire “à la fonctionnalité”, si le pack “tout en un” ne vous intéresse pas.

PRL : Quelle différence avec l'alerte désistement et le surbooking ?

L’alerte désistement repose sur un principe simple. Lorsqu’un créneau se libère à cause d’un désistement, les patients ayant pris rendez-vous ultérieurement sont alertés par mail ou SMS. Ils peuvent ensuite choisir d’avancer ou non leur rendez-vous avec ce nouveau créneau. Cela permet notamment d’éviter les rendez-vous non honorés et de passer du temps au téléphone à rappeler des patients pour combler les trous.

Le surbooking, lui, rend possible la prise de rendez-vous en ligne à certains patients sur les créneaux rendus vacants à la dernière minute. Le surbooking vient en complément de l’alerte désistement pour diminuer encore davantage les trous.

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