Selon une étude de la FNO réalisée par Joy Rainaud en 2021, basée sur les réponses des 6635 orthophonistes, le temps administratif est en moyenne de 10h par semaine pour les orthophonistes. « Cela permettrait d’assurer jusqu’à 20 rendez-vous par semaine supplémentaires, s’il venait à disparaître. » C’est précisément la raison d’être de Docorga : réduire par 4 ou 5 le temps hebdomadaire consacré à l’administratif.
Vous êtes professionnel de santé, et vous êtes débordé au cabinet ? Vos patients se plaignent de l’attente ?
Si vous lisez cet article, vous n’ignorez pas la nécessité d’acquérir une liste d’attente en ligne. Elle offre une alternative aux appels téléphoniques dans la gestion des nouvelles demandes de bilans / suivis.
Depuis septembre 2022, la liste d’attente Docorga est gratuite pour les orthophonistes. Désormais, la liste d’attente est désormais disponible pour l’ensemble des professionnels de la rééducation (psychomotriciens, ergothérapeutes, psychologues, masseurs kinésithérapeutes, ….).
Seulement en ligne, il existe des dizaines de solutions de listes d’attente. Elles vous vendent les mêmes mérites, mais toutes ne se valent pas. Voici une liste de 4 fonctionnalités que votre future liste d’attente devra réunir pour être efficace. Vous serez ensuite en mesure de comparer les différentes solutions et de choisir en connaissance de cause.
1/ Système de dossier unique
Le système de dossier unique est propre à Docorga. C’est la possibilité pour le patient d’envoyer plusieurs demandes de prise en charge avec un seul et même dossier. Le patient intègre en quelques clics plusieurs listes d’attente. Avant d’intégrer une liste d’attente, le patient remplit un formulaire qui constitue son dossier. Sans remplacer l’anamnèse, ce formulaire a pour but d’informer le praticien sur la situation d’un patient. Le vocabulaire technique médical est alors vulgarisé pour permettre au patient de renseigner les champs. Le formulaire de Docorga est spécifique à chaque profession et ne peut etre modifié. Chaque formulaire a été créé avec la collaboration d’une cinquantaine de praticiens par spécialité (orthophoniste, ergothérapeute, psychomotriciens…).
Certains outils permettent aux praticiens de personnaliser le formulaire. Côté patient, ils vantent aussi un gain de temps en permettant de remplir un formulaire sans création de compte en ligne. Si cela semble alléchant, cela contraint en réalité le patient à remplir un nouveau formulaire à chaque nouvelle liste d’attente qu’il souhaite rejoindre. Pourtant, maximiser les demandes de bilan est impératif pour réduire le temps d’attente. Le patient multiplie les démarches et est donc plus à même de se décourager et d’abandonner.
2/ Système de filtres et de tries
Fonctionnalité de base, il y a peu de chance que vous trouviez un outil qui ne soit pas équipé d’un système de filtre, de trie, ou les deux. Il permet d’avoir une vraie cohérence dans la gestion des priorités et des urgences.
En effet, lorsqu’un créneau se libère, nombre d’orthophonistes rappellent la dernière personne à s’être manifestée. Avec les filtres, vous pouvez regrouper des patients par caractéristiques et sélectionner la personne adéquate en 1 clic :
- Système de tri performant : date de création de la demande de prise en charge, date de validation, date d’actualisation de l’intérêt du patient, ordre alphabétique et urgence.
- Système de filtre : Docorga recense 10 types de filtre : par âge ; par disponibilité ; par urgence ; par diagnostic et type de pathologie ; par difficulté exprimées par le patient ; par motif de consultation (bilan, suivi, renouvellement …) ; par praticien responsable, lieu de cabinet et autres
Ainsi, la détection et la gestion des urgences sont facilitées, ce qui évite l’installation des troubles pour les patients.
18 praticiens rédacteurs
16 chapitres complets
100 % gratuit
3/ Système d’actualisation des demandes de bilan
L’actualisation des demandes de bilans et suivis permet d’assurer que le patient est toujours en recherche de praticien. En effet, il arrive que le patient obtienne un rendez-vous par ses propres moyens ou souhaite suspendre sa demande.
Ainsi, pour éviter les doublons et les patients « fantômes », il est nécessaire que la liste d’attente du praticien s’actualise. Cette actualisation, c’est le patient qui en a la responsabilité.
Sur Docorga, 1 clic suffit au patient pour actualiser son dossier sur l’ensemble des listes d’attente qu’il a rejoint. Un mail lui est envoyé chaque mois à cet effet : s’il clique, il reste dans la liste d’attente. Si au contraire il ne clique pas 3 mois d’affilée, il sort automatiquement de toutes ses listes d’attente. De la même façon, lorsqu’un patient démarre une prise en charge via la liste d’attente, il sort automatiquement de la liste des autres praticiens qu’il a contactés.
Sur les outils ne disposant pas de dossier unique, l’actualisation est fastidieuse : le patient est contraint d’actualiser manuellement, à la date où il a été souscrit. Le patient se retrouve ainsi (malheureusement) avec un grand nombre de dossiers à valider et à des dates toujours différentes. Résultats, les patients peuvent ne plus savoir ou ils ont candidaté, et se perdre dans des actualisations en cascade et irrégulières.
4/ Système de liste d’attente “partagée”
Partager sa liste d’attente à ses confrères et l’impératif de tous contrats de collaborations ! Une bonne liste d’attente va pouvoir gérer le transfert de données patient pour vous, dans le cadre du secret professionnel partagé.
Sur Docorga, chaque praticien peut décider de donner un accès et un contrôle plus ou moins élevé à sa liste d’attente, jusqu’à la mettre totalement en commun avec d’autres membres du cabinet. Voici ce qu’il peut être accordé ou non :
- Consulter les candidatures en liste d’attente
- Prendre en charge un patient qui vous est assigné en attente de suivi
- Gérer les candidatures (validation, renvoi, archivage, actualisation, assignation)
- Prendre en charge n’importe quel patient en attente de suivi
5/ La conformité RGPD et la certification HDS
Votre liste d’attente doit obligatoirement revendiquer ces certifications établies par le ministère de la santé et la CNIL. Vous traitez des données personnelles de santé, elles sont sensibles. Un dossier médical entre les mains d’une mauvaise personne, un dossier médical perdu sont des fautes graves lourdement sanctionnables. Internet est pratique, certes, mais est aussi une source de danger : fuites, vol, espionnage de donnée santé (plus d’actualité que jamais). Bref, votre outil doit être sécurisé, votre outil doit être conforme RGPD et détenir la certification HDS (hébergeur agréé donnée de santé). Tous les liens bleus renvoient vers des articles dédiés sur ces sujets (c’est gratuit, n’hésitez pas)
6/ Le référencement en ligne n’est pas utile
C’est un point souvent méconnu des professionnels de santé, bien qu’il soit très important. Le référencement, c’est ce qui revient à faire en sorte d’être visible sur le web. Doctolib n’est pas une liste d’attente, mais est un bel exemple de référencement : il aide les praticiens à gonfler leur patientèle et c’est une très bonne chose. Or vous conviendrez que les praticiens de la rééducation sont déjà saturés par la demande de prise en charge, inutile donc de rajouter de l’huile sur le feu. Gagner en temps et en sérénité est plus précieux et plus utile pour les orthophonistes, les ergothérapeutes, les kinés etc… Sans oublier que la visibilité est ce qui coûte le plus cher dans un logiciel médical ! A sérénité s’ajoute donc… gain d’argent. Consultez notre article complet sur la visibilité en ligne du professionnel de santé pour en savoir plus (cliquez sur le lien bleu !)
Accepter que la perfection soit subjective
Malgré nos efforts à concilier les points de vue pour proposer le meilleur outil possible, il existe des axes ou Docorga a dû trancher. Gladiator est un des meilleurs films du cinéma sur Allociné, et pourtant, certains le notent 0 étoile. Comme quoi, les goûts et les couleurs….
- La prescription est obligatoire pour s’inscrire sur liste d’attente orthophoniste
Effectivement, une prescription est valide 1 an et parfois elle périme avant que le bilan n’ait démarré du fait de l’attente. Un problème pas bien méchant en lui-même : une téléconsultation suffit à en refaire une en quelques minutes.
En imposant la publication de l’ordonnance pour s’inscrire, tout le monde gagne du temps : le patient est plus vite redirigé vers le professionnel adapté et l’orthophoniste peut se consacrer à ceux qui en ont vraiment besoin, aux urgences…Demander l’ordonnance en amont est également très utile aux psychologues qui n’ont pas adhéré à MonPsy.
Notez que la prescription n’est pas obligatoire pour les ergothérapeutes et les psychomotriciens.
- Limiter le nombre de symptôme cochés dans le questionnaire
Docorga a choisi de ne PAS bloquer le remplissage du questionnaire d’inscription en liste d’attente. En effet, certains patients cochent beaucoup de cases, d’autres trop peu, car la perception est subjective. Chez Docorga, nous choisissons de laisser le patient s’exprimer comme il le souhaite. Si le praticien souhaite des infos supplémentaires, il peut en tout temps contacter le patient (mail, téléphone…).
Vous avez désormais les clés pour choisir votre outil de liste d’attente. Si vous voulez en savoir plus sur la liste d’attente de Docorga, je vous invite à lire notre article sur le sujet.
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- Comptabilité
- Rappels de RDV par SMS
- Prise de rendez-vous en ligne
- Frais professionnels déductibles
