Note d’honoraires : comment facturer ses patients ?

Héloïse Fougeray

Juriste pour Docorga, votre gestionnaire de patientèle.

Si le praticien oublie de facturer un acte de soin, il s’expose systématiquement a une amende de 50 % du montant de la transaction (Code du commerce). Si les oublis sont fréquents, les sommes peuvent être conséquentes.

En effet, les praticiens exerçant en libéral doivent systématiquement facturer leurs patients, leurs confères ou les organismes de santé. Des mentions légales doivent obligatoirement y figurer, et elles diffèrent d’un destinataire à l’autre. À défaut, la note d’honoraires ne serait pas valable au regard du droit. Qui est concerné par cette obligation ? Quelles mentions prévoir ? Quels risques en cas d’oubli ?

Note d’honoraires : une obligation pour tous les paramédicaux

Comme les professions médicales, les professionnels paramédicaux sont également concernés par l’obligation d’établir une note d’honoraires pour facturer leurs patients. À titre non-exhaustif, cette obligation concerne les kinésithérapeutes, orthophonistes, podologues, psychologues, diététiciens, orthoptistes, psychomotriciens, ergothérapeutes, chiropracteurs, puéricultrices, etc.

Une note d’honoraires à 3 rôles majeurs :

demander un paiement,
sert de reçu pour le patient,
permet de justifier un acte de soin en cas de contrôle

Facture et note d’honoraires : quelle différence ?

Pour les professionnels de santé en libéral, on ne parle pas de facture mais de note d’honoraires. La dénomination est différente, mais les mêmes obligations légales s’appliquent que pour les autres libéraux. Ainsi, il faut dire « note d’honoraires » aussi bien pour un Kiné que pour un Avocat.
Notez toutefois que le terme facturation perdure. Il est aussi toujours possible d’utiliser le terme « facture », tant que la dénomination « note d’honoraires » apparait au moins une fois sur le document.

3 caractéristiques importantes des notes d’honoraires

1/ Facturer chaque acte de soins est obligatoire

Le praticien a l’obligation de facturer tous ses actes, sous peine de sanction (voir plus bas).

Le praticien est libre de choisir d’éditer une facture à chaque acte de soin ou de regrouper plusieurs consultations d’un patient sur une seule et même facture.
Une facture peut être émise AVANT ou APRES un paiement. Le praticien n’a pas obligation à la délivrer systématiquement au patient, sauf s’il lui demande. Malgré tout chez Docorga, nous vous conseillons de le faire. La facture est en effet nécessaire au remboursement des actes : vos patients apprécieront de ne pas vous le rappeler à chaque fois (et vous aussi). Facturer tous vos patients en 1 clic et leur envoyer par mail, c’est une des fonctionnalités de notre service de facturation chez Docorga, pour vous faire gagner du temps.

2/ Conserver 20 ans ses factures

L’article L. 123-22 du Code de commerce prévoit une durée de conservation de 10 ans pour les documents comptables, et donc les factures.

Cependant, dans le cadre d’une facturation à un patient, la facture est une donnée de santé. Ce type de donnée sensible doit être conservé 20 ans après le début de la prise en charge, selon la réglementation RGPD et les prérogatives de la CNIL. Pour les professionnels de santé, c’est donc cette durée de conservation qui prévaut.

3/ Faire 2 exemplaires au moins

Il est important d’établir chaque note d’honoraires en double exemplaire : un exemplaire pour le patient et un exemplaire à conserver par le professionnel libéral (notamment pour sa comptabilité). La facture doit être datée du jour où elle a été émise et indiquer les dates des consultations concernées, pour permettre au patient d’être remboursé par sa mutuelle, le cas échéant.

Rendez-vous sur notre page Youtube pour consulter tous les tutos liés à la facturation sur Docorga.

Notes importantes:

Absentéisme : réclamer des honoraires à un patient qui pose un lapin est illégal (article R4312-80 du CSP)
Impayés : facturer des indemnités de retard aux patients est illégal

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Note d’honoraires : quelles mentions obligatoires ?

La note d’honoraires ayant une valeur juridique, tout professionnel en libéral qui établit une note d’honoraires doit prévoir des mentions obligatoires suivantes.

Les mentions légales communes à tous les professionnels de santé :

Coordonnés du patient et du praticien
Date d’émission de la note d’honoraires (jour de la transmission de la facture) ;
Date de l’exécution de la prestation (jour de l’exécution de la prestation paramédicale)
Description de la prestation : stipuler le motif de consultation
Mentions du prix (sans TVA)
Mention des frais supplémentaires (en ca de frais de transport comme les frais de transport
Mentionner les réductions de prix, si le praticien a réduit ses tarifs pour le patient concerné
Date du paiement par le patient
La signature : elle n’est pas obligatoire, mais recommandée

D’autres mentions obligatoires, qui diffèrent en fonction du destinataire de la facture, sont à ajouter.

Les mentions obligatoires sur une note d’honoraires adressée par praticien à un patient :

Numéroter la facture.
Il est important que le praticien définisse une numérotation de ses notes d’honoraires qui permette de les identifier comptablement et de les situer chronologiquement. Aucune note d’honoraires ne doit avoir le même numéro qu’une autre. La numérotation doit suivre un ordre logique. Il ne doit pas y avoir de rupture dans la numérotation des notes d’honoraires (par exemple, il est interdit de passer d’une facture numérotée 150 à une facture numérotée 152).
Mention “payée” ou « acquittée » indiquée par le professionnel (signifiant que le patient a bien procédé au paiement). Cette mention est obligatoire pour que le patient puisse se faire rembourser.
La mention « EI » (nouveau)
Depuis le 15 mai 2022, une nouvelle mention doit être prévue par tout professionnel libéral exerçant en entreprise individuelle (EI) ou en EI avec option pour le régime de la micro-entreprise : la dénomination utilisée pour l’exercice de l’activité professionnelle, comprenant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots : « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI ». Cette mention n’est pas obligatoire pour ceux en EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée).
Numéro de SIRET, et numéro ADELI
Modes de paiement acceptés
Mention exonération de TVA

Les mentions obligatoires sur une facture adressé par un praticien à un autre praticien :

D’autres mentions obligatoires doivent être ajoutées si la note d’honoraires est établie à destination d’un professionnel et non d’un patient (par exemple, un fournisseur de matériel paramédical).

Mentionner des indemnités de retard est possible
Cela est possible entre professionnels en vertu de l’article L441-10 du Code de commerce, mais seulement entre professionnels. En effet, le Code de commerce ne s’applique pas aux particuliers / ici les patients.

Mentionner la TVA, dans certain cas
Les professionnels de la rééducation ne sont jamais assujettis à la TVA concernant la facturation d’actes de soins à leurs patients. La mention “Profession de santé exonérée de TVA au visa de l’article 261-4-1° du code général des impôts (CGI)” devra systématiquement apparaître au bas de ces factures. En revanche, les factures entre professionnels de santé (facture de rétrocession ou de redevance) peuvent être soumises à la TVA dans certaines conditions. Pour connaître les conditions d’application de la TVA sur les factures hors actes de soins, consultez notre article dédié.

Autres mentions : notamment la raison sociale et l’adresse du siège social ou d’un établissement secondaire du professionnel, son numéro d’identification à la TVA et le rappel du délai de paiement de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture (sauf accord contraire convenu entre les parties) .

Modèle de note d’honoraires pour les professionnels paramédicaux

Voici un exemple de note d’honoraires sur Docorga, pour les facturations praticien patient. Cliquez sur l’image pour télécharger le modèle de facture. J’ai numéroté de 1 à 6 les mentions obligatoires praticien patient citées ci-dessus.

En cas d’erreur sur une facture, créez un avoir

Si le praticien, parce qu’il vient de s’installer en libéral ou qu’il a fait une erreur d’inattention, a oublié une mention obligatoire ou a écrit une information erronée (faute de frappe, erreur de prix, oubli d’appliquer une réduction, etc.), il ne peut rééditer exactement la même facture. La législation interdit en effet de modifier ou supprimer des documents comptables finalisés. Procédure : Je souhaite corriger la facture 0001. Je crée donc un avoir numéroté 0002. Je crée ensuite la facture rectificative 0003 qui contiendra les informations modifiées.

1/ Je crée un “AVOIR”. Un « Avoir » est un document comptable qui annule une facture. Il permet de garder une trace comptable de la facture tout en annulant ses effets. Il n’est pas à confondre avec l’avoir Le praticien pourra ensuite créer une facture qui contiendra les informations rectifiées. L’avoir devra mentionner les informations suivantes :

mentionner « avoir » dans l’intitulé de la facture ;
la mention “annule” suivie du numéro de la facture erronée.

Exemple : AVOIR N°0002, ANNULE la facture N°0001

2/ Je crée la « FACTURE RECTIFICATIVE » . Elle doit impérativement mentionner :

une numérotation propre, différente de la facture erronée
prendre les informations correctes de la facture de base, avec l’ensemble des mentions obligatoires d’une facture ;
la date de la facture originale non conforme ;

Exemple: FACTURE N°0003
REMPLACE la facture 0001

Quels risques en cas de notes d’honoraires non conformes ?

L’un des risques pour les professionnels paramédicaux est de voir les notes d’honoraires non conformes refusées par la mutuelle de leurs patients. Ces derniers ne seront alors pas en mesure de se faire rembourser, ce qui peut les agacer, voire les décourager de revenir consulter le même praticien. Manque de sérieux, perte de temps… l’image renvoyée par une note d’honoraires non conforme peut être très mauvaise pour le professionnel paramédical.

En cas d’absence de notes d’honoraires
Le praticien s’expose à l’application d’une amende de 50 % du montant de la transaction. Si la facture n’a pas été établie, mais qu’elle a été comptabilisée, le taux de l’amende est de 5 %. Des plafonds ont été instaurés. Ainsi, l’amende ne pourra pas excéder :

375 000 € par exercice comptable en l’absence de comptabilisation de l’opération (amende perçue au taux de 50 %) ;
ou 37 500 € par exercice comptable en cas de comptabilisation de l’opération (amende perçue au taux de 5 %).

En cas de notes d’honoraires fictives ou de complaisance
Les sanctions sont similaires, mais les plafonds ne s’appliquent pas.

En cas de simple erreur sur la note d’honoraire
Le praticien s’expose à une amende de 15 € par mention inexacte ou manquante, et ce par facture. Sur une même facture, un plafond d’¼ s’applique pour calculer l’amende. Par exemple, si le praticien a oublié de mentionner la date d’émission et le nom du patient sur une facture d’un montant total de 100 €, l’amende sera limitée à 25 €, alors qu’elle aurait dû s’élever à 30 €.

Pour éviter les erreurs, utilisez un logiciel de comptabilité adapté à la rééducation est fort utile. Docorga notamment vous fait gagner du temps sur l’édition de vos factures avec la facturation en masse, la gestion des rétrocessions, du livre de recette, des paiements et justificatifs PCO et MDPH… Tous cela dans un outil tout en un, conforme RGPD et aux réglementations en vigueur.