En tant que praticien liberal, vous devez conserver les dossiers médicaux de vos patients pendant 20 ans, après la fin du suivi (source: CNIL). Oui, 20 ans. Et pour cause, le trésor public, tout comme le patient, peuvent engager des procédures judiciaires si vous n’êtes pas en mesure de fournir les documents demandés (factures, comptes rendus de bilan etc.).
Comment sauvegarder si longtemps ses dossiers médicaux, de manière parfaitement sécurisée ? Faut-il privilégier le papier ou le stockage informatisé ? Comment bien détruire une donnée de santé une fois les 20 ans écoulés ? Il existe très peu d’informations sur le sujet, et bien souvent, l’improvisation alourdit votre charge mentale. Vous verrez comment la conservation de vos dossiers médicaux “en ligne” allie au mieux sécurité RGPD et organisation.
NB : Cette fiche s’adresse aux professions de la rééducation, exercées en cabinet liberal (psychomotricien, ergothérapeute, orthophoniste, orthoptiste, ostéopathe, masseur-kinésithérapeute, infirmiers…)
Les 3 phases du cycle de vie d’un dossier médical
Sur les 20 ans (minimum) de conservation du dossier patient, la facilité d’accès au dossier n’aura pas la même importance.
Je vous explique.
Lorsque vous effectuez le suivi de patient, et jusqu’à 5 ans après la fin du suivi, vous aurez besoin d’avoir le dossier sous la main, facilement disponible. Tandis que 15 ans après la dernière visite du patient, le dossier aura beaucoup moins de chance d’être rouvert, ou de faire l’objet d’un contrôle.
A des fins pratiques, il est donc préconisé d’avoir 2 lieux de stockage : une base “active”, pour les dossiers en cours d’utilisation, et la base d’archivage, pour les dossiers non utilisés, mais qui n’ont pas atteint les 20 ans légaux de conservation.
En pratique c’est simple, vous allez voir.
Base active – de 0 à 5 ans
C’est un premier lieu de stockage, qui doit mêler sécurité et accessibilité. Il sert à classer et stocker tous les documents dont vous avez une utilité quotidienne, sinon régulière. Elle est utilisée pour stocker les documents de patients en cours de suivi, ou qui viennent de s’achever.
Les données de santé doivent être conservées en base active 5 ans à compter de la dernière intervention sur le dossier du patient (source: Cnil). L’intérêt est de pouvoir rouvrir rapidement le dossier dans le cas où le patient reviendrait.
D’autant que le praticien n’à que 8 jours pour répondre à une demande d’accès du patient. Ce temps est porté à 2 mois après 5 ans (article 12 du RGPD).
Archivage – de 5 ans à 20 ans
5 ans après la dernière visite, le dossier est clos. Vous ne voyez plus le patient depuis un moment. Vous ne pouvez pas encore supprimer ses documents car vous avez l’obligation légale de le garder 20 ans, mais vous pouvez les “archiver”.
Concrètement, cela revient à classer les documents dans un lieu à part, pour ne pas qu’il vous encombre et se mélange à vos dossiers en cours.
L’ archivage est-il nécessaire ?
Vous pouvez tout à fait rester en base active et ne pas archiver. A vous d’en évaluer la nécessité. Quelle que soit votre organisation, le stockage doit impérativement respecter 3 choses : garder des documents qui s’accumulent sur le long terme, gérer les droits d’accès, et assurer en tout temps un haut niveau de sécurité. Je vous le conseille vivement si vous gérez vos documents au format papier.
L’archivage sécurisé de vos données est une obligation légale. La facture par exemple, est un document qui a une valeur juridique. Vous avez l’obligation d’éditer toutes vos factures, sans pour autant la donner au patient. En cas de contrôle ou de contentieux, elles font foi. De la même façon, si le patient reprend rendez-vous ou vous demande son dossier, est qu’il est perdu ou jeté, il peut porter plainte contre vous au vu du préjudice subi.
Supprimez correctement vos dossiers médicaux archivés
Une fois la durée de conservation d’un dossier patient dépassé (minimum 20 ans), il est recommandé de les supprimer, conformément au principe de “limitation de la conservation” des données (article 18 du RGPD). Ce n’est cependant pas une obligation. Garder des données trop longtemps n’est pas sanctionné, mais l’inverse l’est.
18 praticiens rédacteurs
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Comment archiver vos dossiers médicaux ?
L’archivage dépend du support (papier, en ligne, local) que vous utilisez.
Pour les supports physiques “hors ligne” :
Vous pouvez faire appel à une société privée d’archivage, mais c’est une solution un peu extrême, peu pratique et souvent onéreuse. L’option courante est de tout gérer vous-même, mais cela peut vite être énergivore. Papier ou disque dur, nous avons dédié des articles complets sur les limites de ces supports.
Vous devrez constamment veiller à allier organisation rodée et sécurité:
- Trier vos documents : devis, ordonnances, comptes rendus de bilan, ou factures doivent être conservés. Les notes peuvent être détruites.
- Séparer physiquement les documents de la base active et de la base archivage pour gérer les droits d’accès. La différence majeure de l’archivage de la base active est la gestion des droits d’accès : seul le praticien peut avoir accès aux documents archivés.
- Appliquer les directives de sécurité RGPD, pour vous prémunir de la destruction, la perte, le vol ou l’accès non autorisé.
Pour les supports informatiques “en ligne” :
Gérer et stocker les dossiers de ses patients sur un logiciel sécurisé en ligne est de loin la solution la plus efficace.
La raison est simple : vous n’avez rien à faire. Sur Docorga, ergonomie et sécurité sont pensés pour vous permettre de gérer votre administratif en temps record.
Pas d’archivage, pas de base active, tout est au même endroit et consultable à tout moment. Dématérialisé, les documents ne prennent pas de place. Vous pouvez en stocker un très grand nombre et les avoir toujours autant accessibles même 20 ans après.
En résumé, le papier, le stockage sur clé USB ou via fichiers Word au fin fond de votre PC sont rapidement des supports précaires, voire obsolètes à long terme. Garantir la confidentialité et l’intégrité des documents sensibles de vos patients est sous votre responsabilité et demande un état d’alerte constant. Privilégiez les solutions en ligne certifiées HDS, qui est la norme de sécurité des données de santé en ligne promulguée par l’État français (article L. 1111-8 du code de la santé publique).
Comment supprimer des documents sensibles de santé ?
Si vos documents sont papiers, vous pouvez les brûler ou les disséminer (les déchirer par exemple).
Ne les jetez pas à la poubelle, surtout si vous êtes dans une structure regroupant plusieurs professionnels de santé.
En cas de désabonnement sur Docorga, vos données ne sont pas supprimées par défaut, de façon à vous laisser le temps de les récupérer. A votre demande, elles seront détruites.
Quelle est la durée de conservation des dossiers médicaux ?
En cabinet libéral, des durées de conservation précises par document sont définies par le Code de la santé publique.
- 20 ans à compter du dernier séjour/consultation. (5 ans en base active et 15 ans en archivage) préconisé par la CNIL le 18/06/2020
- 10 ans à compter du décès du patient. Le délais est suspendu pour tout recours tendant à mettre en cause la responsabilité de l’établissement ou du professionnel de santé.
Attention aux confusions : De nombreuses sources en ligne avancent que la durée de conservation des dossiers médicaux est de 10 ans pour les praticiens libéraux. Il s’agit d’une mauvaise interprétation de l’article L. 1142-28 du Code de la Santé Publique.
Cette durée de 10 ans concerne la période pendant laquelle un praticien peut voir sa responsabilité civile engagée lorsqu’il cause un dommage au patient (prescription, diagnostic ou soin). Rien à voir donc, avec la durée de conservation des données, qui est bien de 20 ans.
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