Tout professionnel de santé libéral qui s’installe fait face à une problématique majeure : comment réussir ses premières consultations ?
De l’aspect tarifaire à l’approche et l’organisation des séances, voici quelques pistes pour vous aider à vous installer en tant que professionnel de santé libéral spécialiste en rééducation.
Déroulé d’une prise en charge
- Premier entretien (liste d’attente, téléphone, présentiel) pour évoquer les attentes du patient et de la famille
- Éventuellement un second entretien en présentiel si le premier a été fait par téléphone : c’est le temps de l’anamnèse, où l’on retrace le parcours et les antécédents du patient
- Réalisation du “bilan initial”, affinage du diagnostic, et estimation du nombre de séances de suivi
- Rédaction du compte-rendu de bilan
- Proposition d’un protocole en rapport avec les résultats du bilan
- Si le protocole est validé par la famille, c’est le début du suivi
- A la fin du suivi, possibilité de le renouveler, à la suite d’un “bilan de renouvellement”
Le premier contact ou entretien
Le premier contact peut être soit par téléphone, soit en présentiel, soit via la liste d’attente de Docorga. Cette dernière option est à privilégier pour gagner du temps et prévenir sa charge mentale. Il s’agit surtout pour le praticien d’écouter la famille et de comprendre quelles sont les problématiques rencontrées dans la vie de tous les jours.
Selon la spécialité, il n’est pas forcément bon d’accueillir l’enfant pour l’anamnèse car il peut être impacté par ce qu’il se dit sur lui
Par exemple, Aurélie Clérembaux est ergothérapeute et travaille exclusivement en pédiatrie. Elle prend bien soin de ne pas convier l’enfant au premier rendez-vous : « Ce n’est pas bon pour l’enfant d’entendre pendant une heure et demie qu’on parle de lui de manière négative. Il n’a pas besoin de les entendre décrire l’impact qu’il a sur leur vie. Et eux peuvent donner librement leurs ressentis et leurs angoisses, etc. »
La psychomotricienne Merryl Coudray convie quant à elle l’enfant dès la première séance. Tout dépend de la spécialité mais aussi de la sensibilité du premier contact : le but étant de ne surtout pas nuire au patient mais de trouver le moyen de l’aider à progresser.
Optimiser le temps du bilan avec le BPA pour les orthophonistes
La seconde étape, après avoir écouté la famille, est la réalisation du bilan. Il va permettre de repérer les troubles et d’identifier quelles sont les problématiques pour le patient et sa famille. La réalisation du bilan se fait à l’aide d’outils et de techniques maitrisés et appris par le spécialiste au cours de sa formation.
Après avoir reçu le patient, le praticien a un travail de synthèse à réaliser.
Le bilan peut être long et fastidieux à réaliser mais dans certaines disciplines, il y a la possibilité de gagner du temps. Ainsi, la Fédération Nationale des Orthophonistes (FNO) rappelle que depuis octobre 2022, le gouvernement a mis en place le Bilan de Prévention et d’Accompagnement parental (BPA) afin de faciliter la tâche du praticien. Grâce au BPA, le temps de bilan peut être réduit de moitié.
L’objectif poursuivi par la FNO est de faire prendre conscience aux orthophonistes qu’un temps précieux peut être gagné au quotidien.
La FNO préconise d’autres pistes pour réduire ce temps accordé aux rédactions de bilans :
- Avoir des trames de compte-rendus déjà prêtes pour chaque test
- Regrouper certains commentaires d’épreuves si pertinent au lieu de commenter individuellement
- Utiliser des ressources technologiques pour gagner du temps dans la rédaction (dictée vocale, par exemple)
- Prévoir un créneau dédié à la rédaction d’un compte-rendu de bilan : par exemple, rédiger les parties d’analyse et de synthèse à chaud, juste après la passation de bilan
Bien entendu, il s’agit de pistes et chaque praticien mesure ensuite ce qui lui convient le mieux pour réussir à réduire ce temps de compte-rendu qui lui sera précieux pour effectuer d’autres tâches.
La grille d’impact résiduel, c’est quoi ?
Il arrive souvent que le praticien soit sollicité pour des problèmes en lien avec l’école. Dans ce cas, l’avis du spécialiste est demandé pour favoriser une prise en charge efficace au sein de l’établissement scolaire, comme dans le cadre d’un Plan d’Accompagnement Personnalisé (PAP), par exemple.
C’est pour répondre à ce contexte particulier que la grille d’impact résiduel a vu le jour, en collaboration entre la FNO et la Direction Générale de l’Enseignement Scolaire (DGESCO). Son but est de créer une passerelle entre orthophonistes, médecins scolaires et personnel des établissements scolaires. Son gros avantage, c’est qu’elle peut être remplie en moins de 10 minutes pendant un soin rémunéré.
Lorsque la famille souhaite solliciter le médecin scolaire et les services de l’Éducation nationale pour mettre en place un accompagnement personnalisé, elle prévient aussi l’orthophoniste. Celui-ci renseigne la grille d’impact résiduel fournie par le FNO. Il la remplit directement pendant les soins et peut ensuite la transmettre à la famille qui pourra la donner à l’Education nationale.
Grâce à ce procédé, l’orthophoniste gagne un temps considérable :
- Il n’a plus besoin d’appeler l’enseignant sur un temps non rémunéré
- Il remplit la grille pendant un temps de soin et non pendant un temps non rémunéré
- La prise en charge à l’école est plus rapide et la communication est nettement meilleure entre les différents acteurs : le patient en ressort gagnant aussi
Combien de patients prendre à l’année ?
Du fait de la longue durée des suivis, les praticiens de la rééducation prennent beaucoup moins de patients qu’un dentiste ou qu’un médecin. À temps plein, le nombre moyen de patients à l’année est compris entre 50 à 80.
Les réseaux sociaux, un nid d’idées pour préparer ses consultations
Sarah Callens, ergothérapeute, aime bien voir ce qu’il se dit sur les groupes spécialisés sur les réseaux sociaux. Sur Facebook, il y a « Ergothérapie (idées et activités) » ou « Le groupe des ergothérapeutes libéraux ». Docorga vous invite à rejoindre sa communauté Facebook de 1500 professionnels de la rééducation : échanges et entraides pluriprofessionnels garantis ! Elle puise ainsi dans les idées partagées et elle transmet également ses initiatives :
« Il y a beaucoup de créations de contenus et de préparation en ergothérapie. On partage nos infos, nos contenus et nos idées. J’enregistre certaines idées car je pense qu’elles peuvent me servir plus tard. Quand je vois un patient la première fois et que je lui demande ses centres d’intérêt, je vais piocher dans ce stock d’idées. Par exemple, un confrère qui travaille sur l’univers de la Reine des neiges alors que moi, j’ai créé une séance sur Pokémon. L’enfant que j’ai en consultation préfère la Reine des Neiges alors je vais retrouver ce que ce confrère a fait pour m’inspirer. En fait, c’est davantage pour cibler les affinités des enfants et avoir un panel plus large à leur proposer que pour créer la séance et le protocole de suivi en tant que tel. »
Annulation, Absentéisme, et retard de paiements
Utiliser l’alerte désistement, pour permettre à un patient en cours de suivi de prendre rendez- vous plus tôt en cas d’annulation d’un autre patient. La liste d’attente vous permet d’avoir le contrôle sur votre planning et d’assurer que chaque nouveau patient dont vous réalisez le bilan aura des créneaux réguliers disponibles pour son suivi.
Absentéisme : vous ne pouvez pas facturer un patient qui ne se présente pas au cabinet. Plus d’informations ici.
Retard de paiements : Passé un délai d’un mois, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure pour impayés. Sans réponse, vous devrez passer par un recouvrement judiciaire. Il est interdit de facturer des indemnités de retard.
