Les honoraires impayés peuvent mettre en difficulté l’activité d’un praticien paramédical qui s’installe en libéral, surtout s’il dispose d’une faible trésorerie. Il est donc essentiel de savoir identifier la source de l’impayé (patient, Assurance Maladie ou mutuelle), mais aussi de connaître les différentes procédures à suivre pour se faire payer le plus rapidement possible. Nous vous mettons gratuitement à disposition dans cet article un modèle de lettre de relance et un modèle de mise en demeure.
Absentéisme : réclamer des honoraires au patient est illégal
Le Code de la Santé Publique (CSP) a posé, pour certains praticiens paramédicaux comme, par exemple, les infirmiers (article R4312-80 du CSP) ou encore les masseurs kinésithérapeutes (article R. 4321-98 du CSP) le principe selon lequel un praticien ne peut réclamer des honoraires qu’à l’occasion d’actes réellement effectués. Il ne peut donc facturer des séances non effectuées, même lorsque cela est dû à une absence du patient. Ce principe est également valable pour les autres professions de santé réglementées : psychomotriciens, ergothérapeutes, psychologues etc… Notez que si vous exercez également une profession de soin non réglementée : hypnothérapeute, naturopathe etc…, la réglementation applicable n’est pas la même.
Attention : lorsque l’acte de soin est remboursable par un tiers (assurance maladie ou complémentaire santé), le fait de facturer sans avoir effectivement réalisé les soins peut constituer une fraude pénale.
Aussi, pour éviter ces situations, le praticien a intérêt à mettre en place une procédure de rappels par SMS ou mails, quelques jours avant le rendez-vous fixé. En cas d’absences répétées d’un patient, le CSP (par exemple, à l’article R. 4321-92 pour les kinés), permet de refuser ses soins au patient, hors cas d’urgence ou de péril.
Possibilité : réclamez une compensation pour le dommage subi, non un honoraire
Possibilité : réclamez une compensation pour le dommage subi, non un honoraireSi facturer des honoraires pour un rendez-vous qui n’a pas eu lieu n’est pas possible, rien n’interdit d’exiger une compensation financière pour le préjudice subi (rien ne l’encadre non plus). La meilleure façon d’exiger cela est de faire signer vos conditions aux patients en amont du rendez-vous:
- Combien de temps à l’avance le client doit vous prévenir (ex : 24h) ?
- De quelle manière il doit vous prévenir (ex : par téléphone, via e-mail) ?
- Quel montant lui demanderez-vous s’il vous prévient trop tard ou ne vous prévient pas ?
Le montant que vous réclamez doit être raisonnable et proportionnel au préjudice (financier) dont vous avez souffert du fait que le client ne s’est pas présenté au rendez-vous. Si cette condition n’est pas remplie, le montant demandé sera considéré comme abusif et nul (Code du droit économique, XIV.50, 24°). Si le problème est amené devant le tribunal, le juge pourra réduire le montant exigé s’il l’estime trop élevé. Le mieux est donc de faire preuve de bon sens.
Impayés : facturer des indemnités de retard aux patients est illégal
Si en revanche le soin a bien eu lieu, mais que le patient n’a pas payé le montant dû au praticien dans les délais indiqués sur la note d’honoraires (30 jours), cela est considéré comme un impayé. Selon le même principe qu’en cas d’absentéisme du patient, le praticien ne peut pas facturer d’indemnités de retard à ses patients. Cela équivaudrait à une facturation d’un acte de soin non réalisé. Le praticien doit donc directement entamer une procédure de recouvrement, à l’amiable d’abord, judiciaire ensuite (voir en fin d’article). Notez qu’il est impératif pour le praticien d’avoir informé explicitement le patient de ses honoraires en amont de la séance (articles L. 1111-3-2 et L. 1111-3-3).
Lorsqu’il est conventionné, le praticien peut mettre en place le tiers payant pour éviter les impayés. Toutefois, même l’Assurance Maladie peut rembourser en retard les honoraires dus au professionnel paramédical.
Exception : les factures entre professionnels
Le praticien peut toutefois facturer des indemnités de retard à des professionnels (par exemple, un fournisseur de matériel paramédical, une facture de rétrocession ou de redevance) en vertu de l’article L441-10 du Code de commerce. Tout professionnel en situation de retard de paiement est de plein droit redevable :
- d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. La mention suivante doit apparaitre sur la facture « Pour tout professionnel, en sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement (Art. 441-6, I al. 12 du code de commerce et D. 441-5 ibidem) ».
d’intérêts au taux légal dus en vertu de l’article 1 153 du Code civil. L’arrêté fixe pour le 1er semestre 2023, le taux de l’intérêt légal à 2,06% pour les relations entre professionnels.
18 praticiens rédacteurs
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Retard de paiement de l’Assurance Maladie
Lorsque le praticien pratique le tiers payant, c’est directement l’Assurance Maladie qui règle tout ou partie des honoraires dues au praticien. L’Assurance Maladie est en principe tenue de payer les praticiens dans un délai maximal de 7 jours ouvrables (article D161-13-3 du Code de la Sécurité sociale). En cas de retard de paiement de l’Assurance Maladie, cette dernière doit en principe indemniser le praticien 10 % de la part prise en charge, pour chaque facture payée à compter du dixième jour ouvré..
Parfois, les retards de paiement peuvent être dus aux droits du patient non mis à jour sur la carte vitale ou à une erreur de saisie faite par le praticien (par exemple, une mauvaise saisie du numéro de mutuelle). L’Assurance Maladie rejettera la facture et notifiera le praticien.
Rapprochez-vous de votre fédération ou des syndicats de votre profession. Ils disposent toujours de services visant à faciliter vos démarches en cas d’indus de l’Assurance Maladie.
Impayés et retard de paiement de la complémentaire santé
Les complémentaires santés / mutuelles des patients mettent en général une quinzaine de jours pour rembourser un praticien. Des impayés peuvent avoir lieu si la mutuelle rejette le remboursement (par exemple, à cause des droits du patient ne couvrant pas une activité paramédicale ou un acte de soin précis).
Comment recouvrer les impayés ou les retards de paiements ?
Quel que soit le domaine de la profession paramédicale ou de rééducation exercée (kinésithérapeutes, orthophonistes, podologues, psychologues, diététiciens, orthoptistes, psychomotriciens, ergothérapeutes, chiropracteurs, puéricultrices, etc.), la procédure de recouvrement des impayés à suivre est la même. Un impayé peut être tout simplement dû à un oubli de la part du patient ou des difficultés financières qu’il rencontre. Il est important, avant toute chose, d’établir un contact avec le patient pour comprendre les causes de l’impayé et de tenter de trouver un accord à l’amiable avec lui.
Impayés : le recouvrement amiable des patients
Étape 1 : rappeler le montant des honoraires dû par téléphone, mail ou par courrier simple au patient. C’est au praticien de juger du délai dans lequel il souhaite relancer ses patients, en fonction de sa relation avec sa patientèle ou encore de sa trésorerie.
Étape 2 : avant d’entamer des démarches ayant une véritable valeur juridique, il est conseillé d’envoyer une dernière lettre de relance au patient, lui précisant :
- à nouveau le montant dû,
- mais aussi l’avertissant qu’à défaut de paiement dans les délais indiqués, il recevra une lettre de mise en demeure de payer.
Étape 3 : envoyer une lettre de mise en demeure au patient, avec accusé de réception. Du fait de la valeur juridique de cette lettre et de son effet incitatif, elle peut suffire à ce qu’un patient négligent finisse par procéder au paiement de l’impayé. Cette lettre doit préciser que :
- elle constitue une mise en demeure de payer,
- les délais de mise en conformité du patient,
- et qu’en cas de défaut de paiement dans les délais, le professionnel paramédical pourra saisir le tribunal judiciaire (qui a remplacé le tribunal d’instance et de grande instance depuis 2020).
Télécharger notre modèle de mise en demeure d’un patient, pour professionnels de santé ici.
Impayés : le recouvrement judiciaire des patients
Si le patient n’a toujours pas procédé au paiement après la mise en demeure, le praticien n’a pas d’autre choix que de recourir au recouvrement judiciaire des impayés. Autrement dit, il va faire intervenir la justice.
Plusieurs procédures sont envisageables :
- L’injonction de payer : c’est une procédure :
- Relativement simple : elle permet au praticien de formuler une demande de payer au greffe du tribunal judiciaire compétent, simplement avec l’appui de documents justificatifs.
- Non-contradictoire : cela signifie que les arguments du patient ne seront pas entendus.
- Où la décision est prise par ordonnance : si le juge considère la demande fondée, il prendra une ordonnance portant injonction de payer à l’encontre du patient. Cette ordonnance sera signifiée par un commissaire de justice (anciennement, huissier) au patient. Le patient aura alors le choix entre régulariser sa dette ou faire opposition.
- Qui finit souvent en un procès : il est assez fréquent que le patient fasse opposition. L’opposition ouvre alors un véritable procès, qui rallongera considérablement le délai de recouvrement de la créance par le praticien.
- La procédure simplifiée : c’est une procédure qui est :
- Possible pour de faibles montants : impayés de moins de 5 000 €.
- Rapide et en ligne : elle peut être entamée directement sur la « plateforme de traitement des petites créances ».
- Contradictoire : un commissaire de justice enverra au patient une lettre recommandée avec accusé de réception l’invitant à participer à la procédure simplifiée de recouvrement. Le patient aura alors un mois pour régulariser sa situation.
- Qui se règle grâce à un huissier : si le patient accepte, l’huissier (désormais commissaire de justice) lui propose un accord pour régler sa dette. La présence de l’huissier et le fait que cette procédure soit contradictoire fait le succès de cette procédure simplifiée. Toutefois, en cas de refus ou de non-réponse du patient, le praticien pourra saisir le tribunal judiciaire pour obtenir un titre exécutoire et recouvrer sa créance.
- L’assignation au fond (procédure longue) : c’est le dernier recours en cas d’impayé de la part d’un patient. Cette procédure est :
- Longue : le juge étudie le dossier en profondeur.
- Contradictoire : chacune des parties doit faire part de ses arguments et preuves au juge.
- À éviter si possible : elle est chronophage, lourde et chère. Elle a généralement lieu lorsqu’un créancier refuse avec persistance de payer.
💡Si l’impayé concerne une dette qui résulte d’un acte de commerce ou entre deux personnes professionnelles de droit privé, une autre procédure rapide, appelée le référé-provision, est possible pour recouvrer un impayé.
Blacklister un patient pour impayés : est-ce possible ?
Le praticien peut indiquer au patient qu’il ne poursuivra pas les soins tant qu’il ne sera pas payé ou mettre définitivement fin à la relation.
Mais, pour cela, il doit faire attention à respecter certaines règles, conformément au CSP :
- Il doit veiller à ne pas refuser de voir un patient pour un critère discriminatoire, sous peine de sanctions disciplinaires, voire pénales (exemple : article R. 4321-58 du CSP pour les kinésithérapeutes) ;
- Il ne doit pas refuser un patient lorsqu’il y a une urgence (exemple : article R. 4321-92 du CSP pour les kinésithérapeutes) ou un blessé en péril (exemple : article R. 4321-60 du CSP pour les kinésithérapeutes) ;
- Il doit assurer la continuité des soins, notamment en transmettant les informations nécessaires au praticien qui prendra le relais (exemple : article R. 4321-92 du CSP pour les kinésithérapeutes) ;
- Il doit refuser les soins pour des raisons professionnelles ou personnelles (exemple : article R. 4321-92 du CSP pour les kinésithérapeutes). En l’occurrence, pour impayés. Parmi les raisons souvent évoquées et admises, le refus de soins est souvent motivé par une dégradation de la relation entre le praticien et le patient ou la perte de confiance réciproque (Source du ministère de la Santé : “Fiche 2 : le refus de soins par un professionnel de santé”). Une telle dégradation de la relation peut être liée à des impayés successifs ou répétés ;
- Il doit en informer le patient explicitement et préalablement, avant de mettre un terme à la relation (exemple : article R. 4321-92 du CSP pour les kinésithérapeutes).
La procédure pour les impayés de l’Assurance Maladie
Quelle procédure en cas de rejet de paiement ?
Le praticien doit identifier les factures rejetées par l’Assurance Maladie grâce à son logiciel de gestion et de comptabilité ou aux retours Noemie. Pour connaître le motif de rejet, il est fortement recommandé de contacter directement la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) par téléphone ou par mail.
Le praticien, avant d’appeler ou lors d’une communication par mail doit communiquer :
- son numéro ADELI ou RPPS ;
- le numéro de la note d’honoraires ;
- le numéro de lot.
Des numéros de téléphone sont réservés aux praticiens. Une fois le motif identifié, le professionnel paramédical doit résoudre le problème en :
- détélétransmettant la facture concernée par le rejet ;
- défacturant l’ordonnance ;
- corrigeant l’ordonnance, le cas échéant ;
- refacturant ;
- réalisant à nouveau la télétransmission ;
- vérifiant dans les jours qui suivent que la facture a bien été réglée par le CPAM.
Le praticien doit avoir avec lui la facture rejetée lors d’un appel pour avoir sous les yeux toutes les informations que pourrait demander la caisse d’assurance maladie (par exemple, numéro de sécurité sociale, date des soins, etc.).
Quelle procédure pour contester une décision de l’Assurance Maladie ?
Si le praticien souhaite faire une réclamation auprès de l’Assurance Maladie, il doit contacter l’Assurance Maladie.
À défaut d’accord trouvé entre le praticien et l’Assurance Maladie, le praticien peut saisir le médiateur.
La procédure pour les impayés de la complémentaire santé
Le professionnel paramédical, s’il fait face à des rejets de factures d’une complémentaire santé doit suivre la même procédure que pour la CPAM.
En cas de refus ou de retard de paiement provenant de la mutuelle d’un patient, le professionnel paramédical doit :
- contacter la mutuelle ;
- identifier le motif du rejet ;
- et demander les démarches à réaliser pour y remédier (par exemple, document justificatif manquant à transmettre : facture, ordonnance, retour Noemie, etc.).
Dans un souci d’efficacité, le praticien peut regrouper les factures rejetées par mutuelle et contacter la mutuelle pour différents motifs et patients en une seule communication.
Bon à savoir : des logiciels pour gérer la comptabilité des professionnels libéraux paramédicaux et de la rééducation permettent de faciliter la gestion des impayés. Docorga vous permet de faire le suivi de vos impayés, de faire des relances de paiements en 1 clic et des facturer en masse vos patients ! 4000 professionnels de la rééducation utiliser Docorga quotidiennement. Pourquoi pas vous ? 🙂
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FAQ
Le rapprochement bancaire consiste à comparer le solde de notre relevé de compte bancaire (professionnel) au solde saisi dans la comptabilité. Il est nécessaire de le réaliser assez régulièrement pour constater les éventuelles erreurs ou impayés. En pratique, il s’agit de pointer chaque opération de la comptabilité et de la retrouver sur le relevé de compte.
