Les professionnels de santé sont tenus d’informer leur patientèle de la façon dont ils utilisent leurs données personnelles. Cette obligation est prévue par l’article 12 du RGPD paru en 2018.
Quelles données recueillez-vous ? Pourquoi ? Qui peut les consulter ? Combien de temps seront-elles conservées ? Pour répondre à ce devoir d’information, Docorga envoie gratuitement à ses inscrits cette affiche RGPD informative, obligatoire en salle d’attente. Elle arrive imprimée et plastifiée, sans frais, dans votre boite aux lettres !
Pourquoi informer est obligatoire ? Lorsque vous acceptez des cookies sur un site internet, vous confirmez avoir pris connaissance de ce type d’information. Dans votre cabinet libéral, c’est pareil, le patient a des droits. Avant 2018, une autre obligation beaucoup plus contraignante était en place: vous deviez recueillir le consentement de chaque patient avant de pouvoir lui demander un document administratif. Vous ne le saviez pas ? La raison est simple: cette règle trop contraignante, n’était que rarement appliquée par les praticiens libéraux. En 2018, le RGPD a supprimé cette règle, et l’a remplacée par un “simple” devoir d’information aux traitements des données de santé.
Concrètement, une fois votre petite note d’information rédigée et affichée en salle d’attente, vous n’aurez plus rien à faire. Et devinez quoi ? En plus de vous mettre aux normes, ce document rassurera votre patientèle.
Comment rédiger une note d’information aux patients ?
Ce document donne réponse à des questions simples, relatives à l’utilisation que vous faites des données de vos patients: qui, quoi, comment, jusqu’à quand, pourquoi ?
La CNIL préconise d’informer le patient sur 5 points:
1. Votre identité en tant que praticien
2. La finalité du fichier: à quoi vont servir les données collectées
La finalité de la collecte de données est la constitution d’un dossier médical, dans le cadre de la prise en charge. Constituer ce dossier est une obligation légale prévue par le décret n° 2002-637 du 29 avril 2002.
D’autres taches administratives et nécessaires à la prise en charge justifient la manipulation des données de vos patients. Entre autre:
- la gestion des rendez-vous
- la gestion des dossiers médicaux
- l’édition des ordonnances
- l’envoi de courriers aux confrères
- l’établissement et la télétransmission des feuilles de soins.
- la tenue de la comptabilité.
- Les destinataires potentiels des données
Avec qui allez-vous partager, ou êtes-vous en droit de partager ces données ?
Les données de santé sont soumises au secret professionnel. Par dérogation, le praticien est autorisé à communiquer certaines données à d’autres professionnels et organismes de santé. La condition est que cela soit strictement nécessaire à la bonne exécution du parcours de soins.
Si vous utilisez une plateforme administrative (logiciel médical) sécurisée pour la santé, précisez le comme dans l’exemple ci-dessous. Vous pouvez informer le patient que son dossier y est crypté et sécurisé. Chaque donnée que vous renseignez sur ce type de plateforme n’est visible que de vous-même: le logiciel lui-même n’y a pas accès.
3. La durée de conservation des données
Elle est de 20 ans pour les dossiers médicaux. Vous pouvez consulter notre article sur l’archivage des dossiers médicaux pour en savoir plus.
4. Les droits des patients vis à vis de leur données
Informez le patient de son droit d’accès, de rectification, d’effacement, et d’opposition et comment les exercer.
La encore, si vous utilisez un logiciel sécurisé (comme Docorga) pour votre comptabilité, la prise de rendez vous en ligne, la liste d’attente, le rappel sms etc. N’hésitez pas à le faire savoir (voir exemple ci-dessous).
En clair, cette note d’information doit témoigner de votre conformité au RGPD.
Docorga vous fournit gratuitement ce document d’information
Docorga a rédigé pour vous cette notice d’information conformément aux dispositions de la CNIL.
Elle vous sera remise dans votre boîte aux lettres sans frais, en version plastifiée, dès la fin de votre inscription GRATUITE chez Docorga. 
Si vous n’utilisez pas encore Docorga, à vous de rédiger une note d’information selon les critères ci-dessus.
C’est cadeau, vous pouvez-aussi imprimer et afficher ce QR code en salle d’attente ou à l’entrée du cabinet. Cela permettra d’informer les nouveaux patients de la marche à suivre pour prendre rendez-vous ! 🙂
Cliquez sur l’image pour la télécharger.
Affichez votre note d’information en salle d’attente
Le RGPD impose de délivrer l’information de manière “aisément accessible, facile à comprendre, et en des termes clairs et simples.” (article 58 du RGPD). Du fait que certains de vos patients sont aussi des enfants, le texte se doit d’être simple et ludique.
Pour informer, tous les supports sont autorisés
Vous pouvez informer vos patients via votre messagerie vocale, un affichage, des SMS, une vidéo ou tout autre support qui vous semble adapté. L’affichage en salle d’attente est recommandé pour sa simplicité et son efficacité.
Quelles informations sur les patients pouvez-vous collecter ?
Dans le cadre de la prise en charge, vous pouvez notamment réclamer au patient:
- les données d’identification : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ;
- selon les contextes, la situation familiale : situation matrimoniale, nombre d’enfants ; sinon consentement
- selon les contextes, la vie professionnelle : profession, conditions de travail ; sinon consentement
- les données de santé : historique médical, historique des soins, diagnostics médicaux, traitements prescrits, nature des actes effectués, résultats d’examens de biologie médicale et tout élément de nature à caractériser la santé du patient et considéré comme pertinent par le médecin;
- le numéro de sécurité sociale : uniquement pour l’édition des feuilles de soins et la télétransmission aux caisses d’assurance maladie ;
- informations relatives aux habitudes de vie : soumise au consentement.
Avant de commencer les soins et votre anamnèse/ collecte de données, veillez à avoir correctement rédigé votre note d’information.
- Liste d'attente
- Comptabilité
- Rappels de RDV par SMS
- Prise de rendez-vous en ligne
- Frais professionnels déductibles
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