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Dossier patient informatisé: 5 raisons d’abandonner le papier

dossier patient informatisé en ligne

Dossier patient informatisé: 5 raisons d’abandonner le papier

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Sommaire

Certains professionnels de santé ont fait le pas du dossier patient informatisé pour gérer leur patientèle, tandis que d’autres préfèrent rester au papier. Tout cela est subjectif.

Une chose en revanche met tous les praticiens de la rééducation d’accord, c’est la sécurité des données de santé.
Papier ou numérique vous devez protéger les données de vos patients, c’est la loi.
D’un côté le papier, bien concret, confère un sentiment naturel de sécurité.
De l’autre, le dossier médical « en ligne » fait constamment la une des journaux : violations de données de santé, cyberattaque, espionnage…

Pourquoi alors, tout tend à se numériser autour de vous ?
Le papier est-il vraiment si sécurisé ?

Tandis que les projecteurs sont braqués sur les dangers du net, vous allez voir qu’il y a sous votre nez une menace plus sérieuse : le papier.

Sommaire

 

1) Sécurité en santé : le papier rassure, internet fait peur

 

a) Le sentiment de sécurité du papier

 

Le papier est concret. C’est ce qui séduit le plus les professionnels de santé qui rédigent à la main leurs prescriptions, factures, bilans… Le papier délivre un sentiment de sécurité instinctif, réconfortant.

“ Si j’ai ce papier dans les mains, personne d’autre ne peut y avoir accès. ”

 

Le dossier du patient au format papier donne un sentiment de contrôle que ne donne pas instinctivement le numérique. Vous avez un plus grand sentiment de contrôle en donnant un document en main propre quand l’envoyant par mail. Vous êtes des « amoureux du papier ». C’est l’expression préférée des orthophonistes en libéral que nous équipons, et elle vaut aussi pour les autres spécialistes. Vous êtes des manuels et vous aimez toucher, sentir, écrire. De mon côté c’est pareil, je préfère tourner les pages d’un vrai livre plutôt que d’une liseuse.


b) Vous êtes réticent au dossier patient informatisé

Chez Docorga, vous êtes près de 25% à nous témoigner votre appréhension à informatiser vos dossiers patients. L’appréhension du numérique est ce qui bloque le plus les praticiens de la rééducation dans leur passage à un logiciel médical. Une de nos études réalisées en 2020 sur 500 appels, le confirmait déjà. Voici ce que vous nous dites le plus souvent :

« Le numérique, c’est moins sécurisé. Google m’espionne »

mais aussi « C’est une barrière entre mon patient et moi »

ou bien « Passer du numérique au papier est titanesque, long, fastidieux. »

ou encore « Les plateformes de gestion en ligne sont coûteuses » 


Alors voilà, le papier est gentil et les logiciels médicaux sont méchants. Ces croyances sont-elles vraies ?  (Non, vous allez le voir.) Pour le savoir, vous devez revenir à une question de base : que dit la loi, en matière de sécurité des données de santé ? 


c) Appliquez ces 3 règles pour sécuriser vos données de santé (RGPD)

 

Au-delà des impressions, des sentiments et des appréhensions, la sécurité des données de santé, c’est quoi ? Concrètement, la loi vous impose de respecter 3 principes simples. Le texte de référence est la RGPD (source: cnil.fr). En cas de non-respect, vous vous exposez à des sanctions de la CNIL.

 

Sécurité

1) Confidentialité : vos données doivent être impossibles à voler

2) Intégrité : vos données doivent être impossibles à perdre, à détériorer

Droits de vos patients

3) Disponibilité : Vos dossiers médicaux doivent vous être accessibles, en tout temps. Légalement, tous vos dossiers médicaux doivent être conservés minimum 20 ans. Vous pouvez consulter les durées de conservations obligatoires, document par document, sur le tableau de la CNIL.

Si vous n’etes pas en mesure de fournir un document à votre patient, parce qu’il a été perdu ou volé par exemple, il peut porter plainte contre vous.

Droits de vos patients

picto attention iconCes principes RGPD santé s’appliquent que vous gériez votre patientèle sur papier, ou sur internet. Alors, lequel des deux est le plus à même de respecter ces principes ?

 


2) Les dossiers médicaux papiers sont-ils vraiment sécurisés ? 

 

Vous allez me dire, le papier, c’est le papier. Il n’y a pas de papier sécurisé et de papier non sécurisé. Mais pour les plateformes en ligne, tout dépend ! Sur internet, il existe de très mauvais outils comme de très bons. Je vais donc comparer le papier a une plateforme en ligne sécurisée santé (Docorga). Notre test consistera à passer le papier puis le numérique à la lumière des 3 points du RGPD. Si ils peuvent l’un est l’autre empêcher le vol, la perte, et être en tout temps accessible, ils seront considérés sécurisés pour les données de santé. Le premier point consiste à s’assurer qu’aucun document de santé ne puisse être volé.

 

Le papier se vol facilement  

 

Le simple fait d’imprimer un dossier médical et d’oublier que vous l’avez fait peut créer un risque de sécurité. Posez-vous les questions suivantes : Qui pourrait accidentellement prendre ce document ?

Avantages

Inconvénients

Le papier est concret. S’il est dans ma main, je suis le seul à l’avoir.                                                                                                                                                        

Le papier est explicite. Si quelqu’un tombe dessus, il a accès à tous, sans filtre. 

15% des incidents totaux concernant les données de santé sont des documents jetés sans être détruits. Cette étude d’ampleur menée par la DBRI en 2017, se base sur 1 368 incidents couvrant 27 pays.

                                                                                                                                                                 

Peu d’options de sécurité. Il n’y a pas 50 options pour sécuriser le papier si ce n’est une armoire et un cadenas. Si quelqu’un parvient à ouvrir votre coffre, tout peut être volé d’un coup. 

 

En cas de vol : Impossible de remonter à la source d’un vol. Le papier ne laisse aucune trace.

 
 
 

Sur Docorga, vos données sont inviolables  

 

Les logiciels médicaux spécialisés assurent la meilleure confidentialité pour les données de vos patients.

Avantages

Inconvénients

La certification « HDS »*

Ce n’est pas une option. Tout outil en ligne sur lequel vous importez des données de santé doit obligatoirement être certifié HDS. Cette certification assure que vos informations sont chiffrées de sorte qu’elles soient inviolables. Il s’agit du plus haut niveau de sécurité pour vous, recommandé par le ministère de la santé

L’aspect immatériel d’un écran.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

 

Stratégie de sécurité complexe et variée

Serveurs sécurisés, sécurisation des comptes avec mots de passe forts exigés, obligation de changer souvent de mot de passe, confirmation par sms etc.

 

Protection au vol 24h/24. 

Aucun site HDS n’a à ce jour été piraté. Les sites internet des hôpitaux français piratés en 2021 n’avaient pas cette certification. Quoi qu’il en soit, sachez que le numérique laisse des traces, contrairement au papier. Il est beaucoup plus facile de remonter au coupable et d’anticiper les attaques.

 

 

Certification HDS – C’est ce qui fait toute la différence

                                           

Messagerie sécurisée ou courrier ?

Ca, c’était pour le stockage. Mais qu’en est du vol lié au partage de documents de santé ? Selon l’étude DBIR en 2017, 20% des incidents liés aux données de santé concernent des courriers mal adressés. En comparaison, les erreurs de transmissions par e-mail sont de 7%. Cela signifie que si votre courrier tombe entre de mauvaises mains, il est directement explicite. A l’inverse, une messagerie sécurisée chiffre votre mail : même intercepté par un tiers, il sera illisible. Notez que par courrier, vous devez prendre en compte le coût d’impression et le coût d’envoi. Une messagerie sécurisée est quant à elle entièrement gratuite (du moins chez Docorga).

Qui du papier ou du numérique en ligne est votre meilleur allié contre la perte ?

 

Le papier se perd facilement

 

Le papier peut être perdu, brûlé, mouillé… Si un incident arrive, vos documents sont perdus dans tous les cas. Selon l’étude « DBIR » en 2017, 8% des incidents sont des pertes de documents liés au papier.

  • Le thé renversé sur l’agenda
  • Un enfant (patient) qui décide de dessiner sur l’agenda
  • Vous vous rendez compte que des documents d’un dossier médical ont disparu.
 

Avec Docorga, ne perdez jamais, JAMAIS les données de vos patients 

 

Si votre logiciel en ligne est certifié « RGPD santé » et « HDS », il ne peut pas y avoir de perte.

  • Les bases de données (serveurs) sont sauvegardées tous les jours.
  • Technologie intelligente de « basculement » : vos données sont sauvegardées sur plusieurs bases différentes. Si une d’elles tombe en panne, une autre prend le relais. (Docorga en a 4, à 4 endroits différents de France)

 

 

Etes-vous en mesure de fournir rapidement et pendant 20 ans les dossiers médicaux de vos patients ? 

 

Les dossiers médicaux papiers sont encombrants 

 
  • Le dossier médical doit être à portée de main pour être consultable. Vous avez mis le document dans votre sac, et vous venez au cabinet avec l’autre sac à main. Vous êtes chez vous, Madame Michu vous appelle pour son fils, vous n’avez pas le dossier sous la main.
  • Lorsque vos dossiers sont bien remplis, ils deviennent trop lourds pour être transportés.
  • Les documents doivent être gardés minimum 20 ans. Comptez un budget d’environ 14 armoires et une méthodologie de fer pour vous y retrouver.
  • Une fois que vous avez trouvé votre dossier, vous devez attendre de voir votre client pour lui donner en main propre ou attendre qu’il le réceptionne par courrier.
 
 

En ligne, vos données sont à portée de main, tout le temps 

 

Vous avez accès à vos dossiers médicaux informatisés n’importe où, n’importe quand. 

  • Accès depuis n’importe quelle machine (connectée à Internet)
  • Export de vos données à tout moment et en un clin d’œil
 

Que se passe-t-il en cas de coupure du service ?

Il n’y a pas de coupure de service. La certification HDS vous assure une disponibilité record de 99,995%. Cela signifie que vous ne serez jamais embêté par une mise à jour, un plantage ou quoi que ce soit d’autre.

 

 

3) Dossiers patients papier : ni pratiques, ni sécurisés

 

a) Qui l’emporte en sécurité, papier ou numérique en ligne ?

 

Tout porte à croire que la protection des données est beaucoup plus efficace pour les dossiers patients informatisés certifiés HDS, que pour les données papiers. En effet, sans cette certification, vous courrez le risque d’être espionné et/ou piraté. 

 

Je vous récapitule notre petit test ci-dessous.

 

 

PAPIER

LOGICIEL SÉCURISÉ EN LIGNE

(hébergeurs HDS)

Sécurité contre le vol et la perte

? Conforme à la loi RGPD  Conforme à la loi RGPD
   Sécurité anti-vol complexe   Stratégie anti-vol complexe 
  – Cadenas – HDS Français 
    – Sécurisation des comptes
    – Chiffrement des données de niveau 6
    – Traçabilité des activités (vous savez qui fait quoi, quand, pourquoi)
   Sécurité anti- perte  Sécurité anti-perte
  – Aucun – Données sauvegardées dans plusieurs lieux différents
    – Sauvegarde quotidienne
    – Dispositif matériel anti-incendie

Respect du droit de vos patients

 Accès sans internet  Accès sans internet
   Accessible partout (téléphone, ordinateur, tablette…)  Accessible partout (téléphone, ordinateur, tablette…)
   Accessible tout le temps, 24h/24, 7j sur 7  Accessible tout le temps, 24h/24, 7j sur 7
   Service client à votre écoute  Service client à votre écoute
 
icon fleche Le papier n’est pas conforme RGPD au long terme

Avec des dossiers médicaux papier, respecter les 3 points du RGPD santé est quasiment impossible à long terme. A moins que vous ne souhaitiez vous épuiser, d’où le point d’interrogation sur le tableau. Le papier s’accumule très vite : s’il est un plaisir au début, il peut vite devenir un enfer, tant au niveau organisationnel que sécuritaire. De plus, notez qu’un dossier médical perdu ou incomplet vous engage pénalement, à hauteur du préjudice subi par le patient (c’est la CNIL qui le dit). Dès le 1er juillet 2026, la facturation électronique remplacera définitivement la facture papier. Tous les professionnels de santé devront passer par une plateforme sécurisée pour créer et envoyer leur facture. Et ça, peu de praticiens le savent ! Alors ce n’est pas pour tout de suite, mais maintenant, vous pouvez anticiper.

 

icon fleche Le dossier patient informatisé, le meilleur ratio sécurité / simplicité

En ligne, tout dépend de la plateforme que vous utilisez. Contrairement au papier, les logiciels de gestion en santé font l’objet de normes très strictes. Votre outil doit obligatoirement être conforme « HDS » pour assurer une protection de vos données de santé (RGPD).

 

Comment savoir si mon outil de gestion de patientèle en ligne est sécurisé ?

Si votre logiciel médical possède ces certifications, il ne devrait pas s’en cacher. Avec Docorga, vous pouvez consulter notre certification RGPD, HDS et ISO27700 dès notre page d’accueil. En clair, voyez les logiciels de secrétariats en ligne comme des sous-traitants de sécurité RGPD. Vous n’avez à vous soucier de rien, vos données personnelles sont protégées. Sur papier, vous êtes en totale autonomie là-dessus.

Alors, pourquoi faire ses dossiers médicaux ligne ? Parce que c’est dans votre intérêt, au niveau de la loi, de l’éthique et du bon sens, de votre charge mentale, du respect de votre patient et j’en passe ! Un logiciel médical en ligne, simple et efficace, ne vous vole pas votre patient : pas besoin d’ordinateur pendant la séance. La comptabilité, prise de rendez-vous, messagerie sont des choses qui se font ponctuellement, pas à temps plein.

Vous comprenez maintenant pourquoi c’est tout le système de santé qui, progressivement, se modernise en ligne. Le 3 février 2022, même le traditionnel carnet de santé papier des Français a été remplacé par un outil en ligne, « mon espace santé ». Ce n’est pas une question culturelle ou de goût, choisir entre chocolatine ou pain chocolat. C’est une question… de sécurité. 

 

b) La transition du papier au dossier patient informatisé est-elle difficile ?

 

Je sais ce que vous vous dites. Vous avez 2000 dossiers patients papier en stock, et vous avez un peu peur d’y passer 6 mois consécutifs ? L’informatique, ce n’est pas trop votre truc ? Chez Docorga, on vous accompagne. Nos conseillers prennent tout le temps nécessaire pour vous former gratuitement, savoir où vous en êtes, vous donner des astuces. 

 

Nous importons vos contacts pour vous

Vous n’avez rien à faire. Nous importons vos fiches patients et contacts professionnels papiers ou Excel directement en ligne, sur Docorga.

 

Rien ne presse

Pour les autres documents, opérez petit à petit. Mon conseil : numériser un document à chaque fois que vous traitez un patient. Vous en viendrez à bout, sans vous en rendre compte.

 

Essayez ! Vous n’avez rien à perdre. 

   Sans engagement. 

  Sans frais d’arrêt. 

  3 outils gratuits : Messagerie sécurisée, agenda, fiches patients

   1 mois offert sur les fonctionnalités payantes: comptabilité, liste d’attente, prise de rendez vous en ligne et rappels SMS

 

Les outils de Docorga étant indépendants entre eux, vous pouvez n’activer que ceux qui vous intéressent vraiment. Ce n’est pas le cas des autres solutions sur le marché, qui vous contraignent à élargir votre panier d’achat. Ainsi, que vous souscriviez ou non aux offres payantes sur Docorga, vous conserverez un accès à la base gratuite, et aux informations de vos patients.

Vos patients et 3000 de vos collègues sont déjà sur Docorga, et vous ?☺

FAQ

Tout dépend. Choisissez impérativement une plateforme de gestion administrative agréée pour la santé. Elle doit être certifiée « RGPD » et « HDS » pour être sécurisée.

Dans le cas contraire, vous n’êtes pas à l’abri d’un espionnage de données.

 

Le numérique « en ligne » sur ces plateformes est la meilleure façon de gérer votre patientèle, tant d’un point de vue sécurité, organisation et respect des droits de vos patients.

Non, car il n’a pas d’utilité pendant vos séances. Vous conservez la prise de notes en séance et continuez à consacrer votre temps à ce qui compte vraiment, votre patient. 

Gérer sa patientèle sur une plateforme en ligne est plus rapide que sur papier. L’utilisation d’un outil en ligne est toujours très ponctuelle.

Tout est une question de méthodologie. Tournez-vous vers un outil en ligne « tout en un ». Certains de ces outils proposent également d’importer pour vous certains de vos documents, ou de vous former au numérique.

Tout dépend du nombre de services. Doctolib par exemple, coûte 150€/mois tandis que la formule tout compris de Docorga coûte 54,90€/mois TTC. Notez que sur papier, le coût d’impression par mois peut facilement dépasser ce prix.

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