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Choisir son logiciel de télétransmission et son lecteur de carte vitale

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Choisir son logiciel de télétransmission et son lecteur de carte vitale

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avec Nicolas Kempa, Orthophoniste

Porteur de projets en CPTS (Allier)

La télétransmission est un système dématérialisé permettant aux professionnels de santé conventionnés de transmettre à l’Assurance maladie des informations sur les soins dispensés à leurs patients. Elle simplifie la gestion administrative des feuilles de soins et justificatifs et permet d’obtenir un remboursement plus rapide.

Pour télétransmettre, il est nécessaire d’utiliser une solution logicielle homologuée, permettant une transmission cryptée des données confidentielles. Après un rappel sur le système SESAM-Vitale, nous nous pencherons sur le fonctionnement d’un logiciel de télétransmission et les critères pour bien le choisir.

Sommaire

Le principe de la télétransmission

La carte Vitale et le système SESAM-Vitale

Le système informatique SESAM-Vitale répond à un programme lancé il y a 30 ans pour favoriser la dématérialisation des feuilles de soin. L’objectif premier était alors de limiter le coût lié à la gestion des feuilles de soin papier pour la collectivité.

La carte Vitale est la composante centrale du système SESAM-Vitale. Cette carte électronique est destinée à l’identification des assurés du système de santé français. Elle permet un enregistrement et un partage sécurisé des informations personnelles du patient ainsi que de celles relatives à ses droits et remboursements.

Le système SESAM-Vitale offre aux professionnels de santé la possibilité de remplir des feuilles de soin électroniques (FSE) et de les transmettre en quelques clics à la CPAM et, le cas échéant, à la mutuelle du patient. L’identité du patient est authentifiée grâce à sa carte Vitale ; celle du soignant, grâce à sa carte de professionnel de santé (CPS)

💡 La carte de personnel d’établissement (CPE) peut permettre au secrétariat de pré-remplir une feuille de soin que le praticien n’aura plus qu’à valider. “Une solution qui apporte un vrai gain de temps et évite au professionnel de santé d’entrer dans une relation transactionnelle parfois inconfortable avec ses patients.”, souligne l’orthophoniste Nicolas Kempa.

La télétransmission par le système SESAM-Vitale requiert un équipement associant :

  • un lecteur de cartes SESAM-Vitale permettant de lire la CPS et la carte Vitale,
  • un ordinateur (ou une tablette) avec une connexion internet haut débit,
  • un scanner afin de transmettre les prescriptions et justificatifs,
  • un logiciel de télétransmission homologué.

A quoi sert le logiciel de télétransmission ?

Le logiciel de télétransmission est une composante essentielle du système SESAM-Vitale. C’est grâce à cette interface que les données liées aux soins sont compilées et transmises de manière sécurisée à la CPAM afin de permettre le remboursement. Les logiciels sont vendus par de multiples éditeurs privés, mais doivent remplir le cahier des charges SESAM-Vitale en vigueur.

En pratique, le logiciel de télétransmission permet : 

  • de facturer les actes via la facturation sécurisée, la facturation non sécurisée ou la facturation dégradée,
  • de télétransmettre les FSE (feuilles de soin électroniques),
  • d’établir des DRE (demandes de remboursement électronique) destinées aux complémentaires santé,
  • de transmettre les ordonnances de manières sécurisées via la solution SCOR,
  • de recevoir les retours d’information NOEMIE pour suivre les remboursements et problèmes de facturation.

 

💡 De nombreux logiciels de télétransmission incluent également des fonctionnalités comptables.

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Les avantages de la télétransmission

La télétransmission offre différents avantages aux professionnels de santé :

  • un remboursement rapide si le tiers payant est appliqué,
  • des économies de temps et d’argent liées à l’absence d’envoi postal de feuilles de soin papier,
  • une saisie simplifiée des feuilles de soin (identification automatique),
  • la possibilité de bénéficier d’aides conditionnées au taux de télétransmission, telles que le FAMI (forfait d’aide à la modernisation et informatisation).

Elle présente des avantages comparables pour le patient dans le cas où le tiers payant n’est pas appliqué et où il doit avancer les frais. La télétransmission lui permet de bénéficier d’un remboursement plus rapide et lui évite d’avoir à transmettre des feuilles de soins papier par courrier à la CPAM et à sa mutuelle. Enfin, pour la collectivité la télétransmission permet un allègement considérable des frais de gestion des feuilles de soin. Pour cette raison, l’Assurance maladie encourage vivement les praticiens à télétransmettre.

Souscrire à un logiciel de télétransmission

Quels sont les différents types de logiciels métier ?

Il existe trois grandes catégories de solutions informatiques de télétransmission : 

  • les logiciels à télécharger et installer sur l’ordinateur,
  • les solutions accessibles directement en ligne, depuis le navigateur,
  • les solutions mobiles fonctionnant avec un lecteur de cartes portable et un smartphone.

Le logiciel téléchargeable “classique” est le plus courant. Il est en général installé par l’éditeur qui prend la main sur l’ordinateur du praticien le temps d’un rendez-vous. Les solutions en ligne présentent l’avantage d’être accessibles depuis différents périphériques et de sauvegarder les données sur le cloud. Cependant, aucune de leurs fonctionnalités n’est disponible en l’absence de connexion internet. Les solutions mobiles “nouvelle génération”, quant à elles, sont une option intéressante pour les professionnels effectuant fréquemment des visites hors cabinet.

Combien coûte un logiciel de télétransmission ?

Les logiciels de télétransmission sont vendus par les éditeurs via un système d’abonnement. Le coût mensuel varie entre 20 et 130 € et inclut un service d’assistance et de maintenance, ainsi que les mises à jour. Il est généralement plus élevé la première année que par la suite.

⚠️ Certains éditeurs facturent des frais supplémentaires pour les options avancées (utilisateurs multiples, solution comptable…).

Il existe des logiciels de télétransmission partiellement gratuits. Une version “basique” peut alors être téléchargée sans abonnement. Attention : les fonctionnalités qui sont alors accessibles gratuitement n’incluent pas nécessairement la télétransmission. De plus, il est à noter que l’Assurance maladie recommande la souscription à un service de maintenance et de mise à jour (voir ici), généralement exclu des offres gratuites.

💡 Le FAMI (forfait d’aide à la modernisation et informatisation) peut vous permettre de financer en partie ou totalement le coût du logiciel métier. Son obtention est justement conditionnée à l’utilisation d’un tel logiciel.

Comment choisir son logiciel de télétransmission ?

Deux critères essentiels doivent être pris en compte au moment du choix d’un logiciel de télétransmission : 

  • Il doit impérativement être agréé par l’Assurance maladie. La liste des logiciels homologués est disponible sur le site du CNDA.
  • Il convient de s’assurer de la comptabilité du logiciel avec les autres composants du système SESAM-Vitale déjà en votre possession (ordinateur ou smartphone, lecteur de cartes, etc.)

⚠️ Des problèmes d’incompatibilité avec le système d’exploitation ou les navigateurs de votre ordinateur peuvent être rencontrés y compris avec les logiciels en ligne.

Au-delà de ces deux éléments fondamentaux, différents aspects peuvent guider le professionnel dans son choix : 

  • le type de logiciel (classique, en ligne, mobile) et son adéquation avec le mode d’exercice,
  • les fonctionnalités et options proposées,
  • la facilité d’utilisation et d’installation,
  • la disponibilité et la qualité du service d’assistance et de maintenance,
  • le prix,
  • la possibilité de souscrire à un abonnement sans engagement.

Il est donc recommandé de définir précisément ses besoins en amont et de se référer autant que possible aux avis de ses confrères et consoeurs. Cependant, grâce au cahier des charges SESAM-Vitale, les différents logiciels offrent globalement des services comparables, comme le souligne Nicolas Kempa. Pour lui, “la qualité du service client et le prix sont sans doute les deux données qui peuvent faire la différence”.

Le logiciel de télétransmission en pratique 

Comment télétransmettre ?

Avant de télétransmettre, il est nécessaire de paramétrer le logiciel. L’utilisateur est notamment invité à indiquer l’ensemble des informations relatives à la facturation et à se connecter à sa CPAM de référence.

La procédure pour remplir et transmettre une FSE de manière sécurisée via le logiciel est la suivante : 

  1. Insérer la CPS dans le lecteur de cartes, dans la fente arrière s’il s’agit d’un lecteur bi-fentes. Il est possible de la laisser dans le lecteur toute la journée.
  2. Entrer le code de sécurité de la CPS afin de valider l’authentification.
  3. Insérer la carte Vitale du patient.
  4. Remplir la feuille de soin en indiquant les codes correspondant aux actes effectués ainsi que le montant des honoraires liés.
  5. Indiquer le destinataire du règlement, soit le praticien si le tiers-payant est appliqué, et le patient dans le cas contraire.
  6. Valider et transmettre.

Après la télétransmission, le remboursement par la CPAM est effectué dans un délai de 5 à 7 jours. Il faut compter 2 jours de plus pour obtenir le remboursement de la part mutuelle le cas échéant.

💡 Un problème avec votre équipement, une question sur la télétransmission ? Les conseillers de la CPAM peuvent proposer une assistance dédiée pour aider les professionnels à s’approprier ces outils. Dans certains départements, comme l’Allier, ils proposent également des services spécifiques tels que la dématérialisation des demandes d’accord préalable”, rappelle Nicolas Kempa.

Télétransmission et Complémentaire santé solidaire

La Complémentaire santé solidaire (CSS) permet aux foyers aux ressources modestes de bénéficier d’une prise en charge totale de leurs dépenses de santé par l’Assurance maladie. Elle remplace la couverture maladie universelle complémentaire (CMU-C) et l’aide au paiement de la complémentaire santé (ACS) depuis 2019.

Le professionnel de santé conventionné a l’obligation de pratiquer le tiers payant pour les patients bénéficiant de la CSS. Il ne peut facturer aucun dépassement d’honoraires, sauf en cas de requête exceptionnelle et injustifiée du patient. Le patient ne règle rien et l’Assurance maladie rembourse la totalité des honoraires au praticien.

En pratique, quelle est la procédure de télétransmission pour des soins octroyés à un bénéficiaire de la CSS ? Elle dépend du justificatif présenté par le patient : 

  • S’il est muni d’une carte Vitale à jour : ses droits apparaissent automatiquement et le code 9999999 7 ou 8888888 8 s’inscrit sur la FSE. Au moment de sélectionner le destinataire du paiement, le praticien doit choisir le tiers payant (TP) pour la part obligatoire (AMO) ainsi que pour la part complémentaire (AMC).
  • En l’absence de carte Vitale à jour : le patient doit présenter une attestation papier valide justifiant de sa couverture par la CSS. Le praticien choisit l’option “Tiers payant sur AMO et AMC” puis saisit manuellement le top mutualiste “M”.

En conclusion, la télétransmission est le système le plus efficace et flexible pour gérer votre facturation et vos remboursements. Assurez-vous simplement de vous munir d’équipements compatibles et d’un logiciel homologué adapté à vos besoins pour télétransmettre sans encombre !

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