Comment remplir une feuille de soins éléctronique (FSE) ? – Guide ultime

marie cordier

avec Juliette Akkari, Orthophoniste

Co-fondatrice d’Heydii.com

avec Nicolas Kempa, Orthophoniste

Porteur de projets en CPTS (Allier)

La feuille de soins est un document établi par les professionnels de santé conventionnés lorsqu’ils dispensent des soins à un patient. Elle est transmise, de manière dématérialisée ou en version papier, à l’Assurance maladie ainsi qu’à l’éventuelle complémentaire santé. Elle sert ensuite de base pour le remboursement du patient ou du praticien en cas d’application du tiers payant.

A la manière d’une facture, la feuille de soins détaille les actes effectués et le montant correspondant, éventuels dépassements d’honoraires compris. En vertu de l’article L162-1-7 du Code de la sécurité sociale, seuls les actes listés dans la nomenclature générale des actes professionnels (NGAP) peuvent figurer sur une feuille de soins et faire l’objet d’un remboursement.

Rappel : comment fonctionne le remboursement des patients ?

Taux de prise en charge

Pour les assurés du régime général de la sécurité sociale, les actes paramédicaux prescrits par le médecin traitant sont couverts de la manière suivante :

L’Assurance maladie prend en charge 60 % du tarif conventionnel (90 % en Alsace-Moselle).
Les 40 % restants constituent le ticket modérateur, qui peut être pris en charge par le patient ou par sa complémentaire santé.
Les dépassements d’honoraire ne sont jamais pris en charge par l’Assurance maladie, mais peuvent être couverts par certaines complémentaires santé.
Une franchise médicale demeure à la charge du patient.

💡 Dans certaines situations, l’Assurance maladie prend en charge l’ensemble des frais de santé, sans ticket modérateur. C’est le cas par exemple pour les personnes souffrant d’une affection de longue durée (ALD) ou pour les bénéficiaires de la Complémentaire santé solidaire.

Avance des frais ou tiers payant ?

Les professionnels de santé peuvent voir leurs honoraires réglés de deux manières différentes :

En demandant aux patients d’avancer les frais, qu’ils se feront ensuite rembourser par l’Assurance maladie et leur éventuelle mutuelle.
En appliquant le principe du tiers payant, auquel cas l’Assurance maladie et dans certains cas, la mutuelle, versent directement la somme due au professionnel.

💡 Le tiers payant s’applique automatiquement dans certaines situations, telles que les affections de longue durée (ALD). Les professionnels peuvent faire leur choix de l’appliquer à l’ensemble de leurs patients. Est-ce une bonne solution ?

Pour l’orthophoniste Juliette Akkari, le choix d’appliquer ou non le tiers payant à tous “relève avant tout de l’image que l’on souhaite renvoyer à ses patients. Pour certains praticiens, il est important que les patients aient connaissance et conscience du coût des soins qui leur sont prodigués.”

Avec ou sans tiers payant généralisé, Juliette Akkari aussi bien que son confrère Nicolas Kempa soulignent que “les incompréhensions ou conflits avec les patients au sujet de la facturation sont très rares”. Tous deux s’accordent cependant à dire qu’“il faut savoir faire preuve de souplesse, par exemple en attendant avant d’encaisser le chèque d’un patient en difficulté.” Nicolas Kempa rappelle également que “les cas d’impayés sont rarement problématiques, car on peut généralement obtenir un remboursement direct par la CPAM et la mutuelle”.

Lorsque le patient avance les frais, la procédure classique est la suivante :

Le patient règle le montant total des honoraires.

Le praticien établit une feuille de soins.

L’Assurance maladie et, le cas échéant, la mutuelle, remboursent la somme due au patient.

Lorsque le tiers payant est appliqué, le processus est différent :

Le patient s’acquitte du ticket modérateur s’il n’est pas couvert par une mutuelle ou que le praticien n’a pas signé de convention avec les mutuelles. Il règle les dépassements d’honoraires le cas échéant. Il n’avance en revanche pas la part couverte par l’Assurance maladie.

Le praticien établit une feuille de soins.

L’Assurance maladie et, le cas échéant, la mutuelle, remboursent le praticien.
La franchise médicale demeure à la charge du patient, sauf exonération exceptionnelle. Elle est déduite par l’Assurance maladie du montant des futurs remboursements.

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Les différents types de feuilles de soin

Il existe 3 manières différentes de facturer des actes de santé :

La télétransmission d’une feuille de soins électronique (FSE).
L’envoi d’une feuille de soins papier.
L’établissement d’une feuille de soins “dégradée” : cette solution dérogatoire consiste à remplir manuellement une feuille de soins électronique en l’absence de la carte Vitale du patient.

La télétransmission d’une feuille de soins électronique via le système Sesam-Vitale est la procédure par défaut. Elle présente différents avantages :

Un remboursement rapide (sous 5 jours) pour le patient ou le soignant.
Une saisie accélérée puisque le patient et le praticien sont automatiquement identifiés grâce à leur carte Vitale ou leur carte de professionnel de santé (CPS).
Une comptabilité en partie automatisée grâce à l’enregistrement des retours NOEMIE par le logiciel de télétransmission (logiciel métier).

Transmettre une feuille de soins électronique (FSE)

La feuille de soins électronique (FSE) est le système à utiliser en priorité.

Pour télétransmettre des feuilles de soins, le praticien doit être muni de sa carte de professionnel de santé (CPS) et de l’équipement informatique suivant :

Un lecteur de carte Sesam-Vitale.
Un système de facturation Sesam-Vitale.
Un ordinateur (ou une tablette) connecté à un scanner.
Une connexion internet performante.

💡 Il existe des lecteurs de carte Sesam-Vitale portables, très utiles pour les visites hors cabinet.

La marche à suivre pour télétransmettre une FSE est la suivante :

Insérer la carte de professionnel de santé dans le lecteur Sesam-Vitale et saisir le code confidentiel.
Insérer la carte Vitale du patient dans le lecteur. Ses informations s’affichent.
Saisir le code des actes effectués, le montant des honoraires correspondant et indiquer le destinataire du règlement.
Valider. La présence simultanée des deux cartes dans le lecteur tient lieu de signature et d’authentification.

💡 Atteindre un taux de feuilles de soins électroniques supérieur ou égal à 70 % est l’un des pré-requis pour bénéficier du FAMI (forfait d’aide à la modernisation et informatisation).

Remplir une feuille de soins papier

La feuille de soins en version papier peut constituer une solution d’appoint :

Si le soignant n’est pas équipé informatiquement.
Si le patient a oublié sa carte Vitale.

💡 En cas d’oubli de la carte Vitale, la facturation dégradée est une autre alternative (voir ci-dessous).

La feuille de soins papier est remplie manuellement ou à l’aide d’un ordinateur et d’une imprimante. Les informations suivantes y figurent :

Identification de la personne recevant les soins : nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale le cas échéant.
Identification de l’assuré s’il s’agit d’une personne différente : nom, prénom, numéro de sécurité sociale, adresse.
Identification du praticien : nom, prénom, spécialité, numéro d’identification, conventionnement.
Identification de la structure (le cas échéant) : dénomination, adresse, numéro d’identification.
Détail des actes (avec codes) et montant des honoraires correspondants.
Montant total et indication de l’application du tiers payant (le cas échéant).
Date.

Elle est ensuite signée par le praticien ainsi que par le patient. Elle est, pour finir, envoyée par voie postale à la CPAM et l’éventuelle mutuelle par la personne qui doit se faire rembourser, soit :

Le patient s’il a avancé les frais.
Le praticien s’il a appliqué le tiers payant.

⚠️ Les délais de remboursement du patient (si avance des frais) ou du soignant (si tiers-payant) sont environ quatre fois plus longs avec une feuille de soins papier qu’une FSE.

Visite à domicile : facturation dégradée et autres solutions

Si vous effectuez des visites à l’extérieur de votre cabinet, vous pourrez établir des feuilles de soins et une facturation de différentes manières :

Si vous disposez d’un lecteur Sesam-Vitale portable, vous pouvez charger à l’avance vos factures sur le lecteur et effectuer la facturation à domicile avec la carte Vitale du patient et votre CPS.
Si vous utilisez un ordinateur portable ou une tablette, vous pouvez l’emporter avec vous pour votre tournée. Cela vous permettra de brancher votre lecteur fixe et de télétransmettre une FSE de la même manière que si vous étiez au cabinet. Il vous faudra toutefois disposer d’une connexion internet.
Sans équipement portable, vous pouvez recourir à la facturation dégradée. Ce mode de facturation consiste à remplir et transmettre une feuille de soins sans insérer la carte Vitale du patient, au moment du retour au cabinet. Les informations d’identification du patient sont alors saisies à la main par le praticien.

⚠️ La facturation dégradée doit demeurer une solution de dernier recours. En effet, elle présente différents désagréments :

Les délais de remboursement sont environ quatre fois plus longs qu’avec une FSE.

La saisie est plus fastidieuse et il existe un risque d’erreur.
Ce mode de transmission n’est pas pris en compte dans le calcul du taux de télétransmission.

L’acquisition d’un lecteur mobile est donc à privilégier si vous effectuez régulièrement des consultations à l’extérieur.